Propstack Automatisierungen: Was sie können und warum sie oft nur Anfragen beantworten

Kurz gesagt: Mit den Automatisierungen, also dem Workflow Builder, erledigt Propstack Abläufe selbst: E-Mails verschicken, Aufgaben anlegen, auf Antworten reagieren. In den meisten Shops, die ich sehe, ist genau eine Sache automatisiert: die Antwort auf eine neue Anfrage. Dabei kann Propstack einen Prozess von der Anfrage bis zum After-Sales durchgehend abbilden.

Was ich in fast jedem Propstack sehe

Wenn ich in einen fremden Propstack-Shop schaue, sieht es fast immer gleich aus. Eine Anfrage kommt rein, eine Automatisierung beantwortet sie, das Exposé geht raus. Und dann hört es auf.

Dazu kommen oft noch zwei, drei Klassiker: die Mail zum Geburtstag, die Mail zum Objektgeburtstag. Und viele Makler sind fest überzeugt, ihr System läuft automatisiert. Tut es nicht. Es beantwortet Anfragen und gratuliert. Alles dazwischen machst du von Hand.

Das ist kein Vorwurf. Makler sind keine Techniker und sollen es auch nicht sein. Aber es heißt: Die meisten wissen gar nicht, was ihr Propstack eigentlich kann.

Was sind Propstack Automatisierungen?

Automatisierungen sind in Propstack die Abläufe, die das System selbst ausführt. Gebaut werden sie im Workflow Builder. Eine Automatisierung startet durch ein Ereignis, zum Beispiel eine neue Anfrage oder einen Wechsel der Deal-Phase, und führt dann Aktionen aus: eine E-Mail, eine Aufgabe, eine Änderung am Deal.

In Propstack denkt vieles vom Deal aus, also von der einzelnen Anfrage eines Interessenten zu einem Objekt, die durch verschiedene Phasen läuft. Damit weiß das System in jedem Moment, wo ein Vorgang steht und was als Nächstes passieren soll.

Erinnern oder erledigen: Besen, Staubsauger, Roboter

Den Unterschied erkläre ich gern mit Hausputz:

• Besen: Du machst alles selbst und musst auch selbst dran denken. So arbeiten die meisten Büros heute.
• Staubsauger: Das System sagt dir, was zu tun ist, aber du musst es noch selbst machen. Zum Beispiel eine Aufgabe „Interessent anrufen“.
• Staubsaugroboter: Das System erledigt es selbst, weil es alle Informationen und Möglichkeiten dazu hat. Zum Beispiel die Nachfass-Mail, die rausgeht, wenn sich jemand nach ein paar Tagen nicht gemeldet hat.

Ein guter Ablauf in Propstack mischt beides. Alles, was das System allein entscheiden kann, macht der Roboter. Wo du als Mensch gebraucht wirst, bekommst du eine Aufgabe, und zwar nur dann.

Was du mit Propstack automatisieren kannst

Die Abläufe im Maklerbüro lassen sich in fünf Prozessbereiche teilen. In jedem davon können Automatisierungen arbeiten. Ein paar Beispiele, was möglich ist:

• Akquise: Ein Eigentümer fragt eine Bewertung an. Propstack schickt die Unterlagen, erinnert an den Termin und fasst nach, wenn keine Rückmeldung kommt.
• Aufbereitung: Ein neues Objekt wird angelegt. Das System erinnert an fehlende Unterlagen und fordert sie beim Eigentümer an.
• Vermarktung: Ein Interessent bekommt das Exposé. Propstack fragt nach, ob er besichtigen möchte, und reagiert auf die Antwort.
• Abwicklung: Ein Käufer sagt zu. Der Deal wechselt die Phase, der Eigentümer wird informiert, und das System erinnert an fehlende Unterlagen bis zum Notartermin.
• After-Sales: Nach dem Notartermin bittet Propstack um eine Bewertung, hält Kontakt und fragt zur richtigen Zeit nach einer Empfehlung. Was im Aftersales sinnvoll ist und was nicht, ist ein eigenes Thema.

Mein Lieblingsbeispiel: Was passiert nach dem Exposé?

Das Exposé ist raus. Und jetzt? Du willst wissen, ob der Interessent besichtigen möchte. In den meisten Büros heißt das: anrufen. Bei zehn Interessenten pro Objekt sind das zehn Anrufe, von denen acht ins Leere gehen.

Es geht auch anders. Der Interessent bekommt mit dem Exposé die Möglichkeit, per Klick Feedback zu geben. Damit weiß Propstack, ob er besichtigen will, ob er noch Fragen hat oder ob es nicht passt. Und darauf kann das System wieder reagieren:

• Er will besichtigen: Er bekommt direkt Terminvorschläge.
• Er hat Fragen: Du bekommst eine Aufgabe, genau für diesen einen Anruf.
• Es passt nicht: Er bekommt eine freundliche Absage und neue Angebote, wenn etwas Passendes reinkommt.
• Er meldet sich nicht: Das System fasst nach.

Du telefonierst nur noch den Richtigen hinterher. Mehr dazu in Exposé-Feedback automatisieren. Für solche Formulare brauchst du in Propstack den Formbuilder. Der ist ein Zusatztool und nicht im Standard enthalten.

Warum Automatisierungen in vielen Shops nicht weiterlaufen

Meistens ist nichts kaputt, sondern nie zu Ende gedacht. Der häufigste Fehler, den ich sehe: Abläufe entstehen in Teilstücken. „Hier wäre eine Mail cool.“ „Da bräuchte ich eine Aufgabe.“ Jedes Stück für sich ist sinnvoll. Aber niemand hat den Ablauf einmal von Anfang bis Ende durchgedacht.

Die Folgen kennst du vielleicht:

• Zu viele Aufgaben: Das System erinnert an alles, also nimmst du keine Erinnerung mehr ernst.
• Zu viele Entscheidungen: An jeder Stelle musst du klicken, ob es weitergeht.
• Mails, die keiner braucht: Der Interessent bekommt drei Nachrichten, die sich widersprechen.
• Lange Ketten, die brechen: Ein Workflow mit vielen Schritten am Stück läuft, bis ein Kunde anders reagiert als geplant. Kleine Schritte laufen stabiler.
• Stille Fehler: Eine Automatisierung löst nicht aus, und keiner merkt es. So bekommst du eine Mail, wenn das passiert.

Deshalb fange ich nie im Workflow Builder an, sondern auf Papier: Was soll nach einer Anfrage passieren, und zwar bis zum Ende?

Selbsttest: Arbeitet dein Propstack wirklich für dich?

1. Gibt es eine Automatisierung, die nach dem Exposé-Versand weiterläuft?
2. Weiß dein System, ob ein Interessent besichtigen will, ohne dass du anrufst?
3. Bekommst du Aufgaben nur dann, wenn du wirklich gebraucht wirst?
4. Läuft nach dem Notartermin etwas, außer der Mail zum Objektgeburtstag?
5. Siehst du an einem Objekt in 30 Sekunden, wo es steht?

Wenn du dreimal Nein sagst, kann dein Propstack deutlich mehr, als es heute tut.

Häufige Fragen

Sind Automatisierungen und Workflow Builder dasselbe?

Ja, im Alltag schon. Der Workflow Builder ist der Ort in Propstack, an dem du die Automatisierungen baust und siehst.

Brauche ich für Propstack-Automatisierungen Zusatztools?

Für die meisten Abläufe nicht. Automatisierungen, E-Mail-Vorlagen und Aufgaben bringt Propstack selbst mit. Für Formulare, zum Beispiel das Feedback nach dem Exposé, brauchst du den Formbuilder als Zusatztool.

Wie lange dauert es, einen Ablauf sauber aufzusetzen?

Das hängt davon ab, wie klar dein Ablauf heute schon ist. Der größte Teil der Arbeit ist nicht das Klicken im System, sondern das Durchdenken des Ablaufs.

Was dein Propstack wirklich kann

Genau dafür bin ich da: dir zu zeigen, was dein System kann, und es so einzurichten, dass es für dich arbeitet. Wie ich das angehe, steht auf meiner Seite zur Propstack-Beratung. Du arbeitest mit onOffice? Dann lies onOffice Prozessmanager: Was er kann und warum er in den meisten Büros nicht läuft.

Im kostenlosen CRM-Check schauen wir 30 Minuten gemeinsam in deinen Propstack und finden die Stellen, an denen er mehr kann.