Kurz gesagt: Egal welches Objekt du vermarktest, die groben Abläufe sind immer dieselben. Ich teile jeden Maklerprozess in fünf Bereiche: Akquise, Aufbereitung, Vermarktung, Abwicklung und Aftersales. Wer seine Abläufe so sortiert, hat eine Prozesslandkarte. Und die ist die Grundlage für jede Automatisierung in onOffice oder Propstack.
Immobilienvermarktung ist Fließbandarbeit
Bitte versteh mich nicht falsch, das ist nicht böse gemeint. Jedes Objekt ist anders, jeder Eigentümer auch. Aber unterm Strich laufen die Schritte immer gleich ab. Genau das ist die Chance: Was immer gleich abläuft, kann dein CRM übernehmen.
Die fünf Bereiche
1. Akquise
Von der Leadgewinnung bis zur Auftragsunterschrift. Eigentümer gewinnen, Bewertungen, Erstgespräch, Angebot, Maklerauftrag. Schon hier kann dein CRM viel helfen, zum Beispiel beim Nachfassen nach einer Bewertung.
2. Aufbereitung
Von der Auftragsunterschrift bis zum Vermarktungsstart in den Portalen. Unterlagen beschaffen, Fotos, Exposé, Freigabe durch den Eigentümer, Veröffentlichung. In diesem Bereich steckt besonders viel Wissen. Und hier geht besonders viel Zeit verloren, wenn alles von Hand läuft.
3. Vermarktung
Von der aktiven Vermarktung bis Käufer oder Mieter gefunden sind. Anfragen, Exposéversand, Feedback, Besichtigungen, Nachfassen, Kaufpreisangebote. Ich trenne das in Verkauf und Vermietung, weil die Abläufe sich unterscheiden. Das Anfragenmanagement ist neben der Aufbereitung der Bereich mit dem meisten Wissen. Was du hier sauber baust, lässt sich auf die anderen Bereiche übertragen.
4. Abwicklung
Von Käufer oder Mieter gefunden bis zur Objektübergabe. Reservierung, Finanzierung, Notarvorbereitung, Kaufvertrag oder Mietvertrag, Übergabe, Rechnung.
5. Aftersales
Kunden reaktivieren und halten. Im Aftersales liegt ein riesiger Umsatzhebel. Den kannst du aber nur nutzen, wenn dein CRM weiß, wer gerade im Aftersales ist: Wann geht welche Mail raus? Wann fragst du nach einer Empfehlung, wann nach einer Bewertung? Mehr dazu in Aftersales im Maklerbüro.
So wird daraus deine Prozesslandkarte
Nimm dir jeden Bereich einzeln vor und beantworte für jeden Schritt:
- Was passiert hier?
- Was löst den nächsten Schritt aus?
- Welche Mails gehen raus? Welche Telefonate müssen geführt werden?
- Welche Unterlagen brauche ich?
- Wer in meinem Büro macht was?
Schreib auf, wie es wirklich läuft, nicht wie es laufen sollte. Stift und Papier reichen. Wenn du das gemacht hast, ist der größte Teil der Arbeit erledigt. Das Übertragen ins CRM ist danach zum großen Teil Fleißarbeit.
Mein Praxistipp: Ordnung von Anfang an
Ordne jeden Ablauf, jede Mailvorlage und jede Automatisierung in deinem CRM genau einem Bereich zu. Dann weißt du auch in einem halben Jahr noch, wo etwas hingehört und was du anfasst, wenn du etwas änderst. Wie man das in onOffice oder Propstack sauber strukturiert, zeige ich dir gern im CRM-Check.
Warum das vor jeder Automatisierung kommt
Automatisierung ist ein Multiplikator. Gute Abläufe werden besser, schlechte schneller schlecht. Deshalb kommt bei mir immer zuerst die Prozesslandkarte, dann die Automatisierung, dann KI. Wie dein CRM zum Herzstück wird, steht in Warum dein CRM das Herzstück deines Maklerbüros ist.