Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Smartify Consulting UG (haftungsbeschränkt)
Schlader Weg 9, 53819 Neunkirchen-Seelscheid
E-Mail: mail@smartify-consulting.com
Telefon: +49 1512 9046052

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

2. Aufruf dieser Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser Server automatisch Daten, die dein Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem.

Zweck: Auslieferung der Website, Betriebssicherheit, Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb).
Speicherdauer: Die Server-Logfiles werden automatisch gelöscht, spätestens nach 14 Tagen.

Hosting

Diese Website wird auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben. Das Rechenzentrum steht in Deutschland; eine Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet beim Hosting nicht statt. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Cookies und Einwilligung

Ohne deine Einwilligung speichern wir nichts auf deinem Endgerät, was nicht technisch notwendig ist. Notwendig ist genau eine Sache: die Speicherung deiner Entscheidung aus dem Einwilligungs-Banner (lokal in deinem Browser, kein Cookie, keine Übertragung an uns).

Alles Weitere – die unter Punkt 4 und 5 beschriebenen Marketing-Werkzeuge – laden wir erst, wenn du im Banner aktiv zustimmst. Rechtsgrundlage dafür ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – genauso einfach, wie du sie erteilt hast: Cookie-Einstellungen öffnen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Schriften (Space Grotesk, Hanken Grotesk) und alle Bilder liegen auf unserem eigenen Server. Es werden also keine Daten an Google Fonts oder vergleichbare Dienste übertragen.

Aktueller Stand: Diese Werkzeuge sind derzeit nicht eingebunden. Solange das so ist, lädt die Website nichts davon – die folgenden beiden Abschnitte gelten erst, sobald wir Anzeigen schalten und du eingewilligt hast.

4. Google Ads und Google Tag

Nach deiner Einwilligung setzen wir Werkzeuge von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ein (Google Ads Conversion-Tracking und Remarketing über das Google Tag).

Zweck: Messen, welche unserer Anzeigen zu Anfragen führen, und Nutzern, die unsere Website besucht haben, später passende Anzeigen ausspielen.
Verarbeitete Daten: Cookie-Kennungen, IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, aufgerufene Seiten, ausgelöste Aktionen (z. B. Klick auf den CRM-Check).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
Drittlandtransfer: Google verarbeitet Daten auch in den USA. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
Speicherdauer: Die von Google gesetzten Cookies laufen nach maximal 24 Monaten ab.

Wir verwenden den Google Consent Mode v2: Vor deiner Einwilligung stehen alle Einwilligungssignale auf „denied“, es werden keine Werbe-Cookies gesetzt. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

5. Meta-Pixel (Facebook und Instagram)

Nach deiner Einwilligung setzen wir das Meta-Pixel von Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland ein.

Zweck: Messen, welche Anzeigen auf Facebook und Instagram zu Anfragen führen, und Bildung von Zielgruppen für weitere Anzeigen.
Verarbeitete Daten: Cookie-Kennungen, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Seiten und ausgelöste Aktionen. Ist ein Nutzer bei Facebook oder Instagram angemeldet, kann Meta den Besuch dem jeweiligen Konto zuordnen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
Drittlandtransfer: Meta verarbeitet Daten auch in den USA. Meta Platforms Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

Gemeinsame Verantwortlichkeit: Für die Erhebung und Übermittlung der Daten durch das Pixel sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung sind in der Zusatzvereinbarung für Verantwortliche von Meta festgelegt. Danach ist Meta für die Ausübung der Betroffenenrechte zuständig; du kannst dich mit deinen Anliegen aber auch an uns wenden, wir leiten sie weiter. Weitere Informationen: Datenschutzrichtlinie von Meta.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn du uns schreibst oder anrufst, verarbeiten wir deine Angaben (Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Inhalt der Anfrage), um sie zu beantworten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist; darüber hinaus, soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen bestehen (bis zu 10 Jahre).

7. Terminbuchung (kostenloser CRM-Check)

Für die Terminvereinbarung nutzen wir ein von uns selbst entwickeltes und betriebenes System auf crm.smartify-consulting.com. Es ist kein externer Buchungsdienstleister beteiligt.

Beim Laden der Buchungsfunktion

Das eingebundene Skript setzt keine Cookies, beschreibt keinen Browser-Speicher und sendet von sich aus keine Daten. Beim Abruf des Skripts übermittelt dein Browser – wie bei jedem Webseiten-Element – die üblichen technischen Daten an unseren Server: IP-Adresse, User-Agent, Referrer und angeforderter Pfad. Diese landen in den Server-Protokollen, nicht in unserem CRM. Es findet kein Tracking, keine Zählung und keine Profilbildung statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Buchungsfunktion).

Beim Öffnen der Buchungsmaske

Öffnest du die Buchungsmaske, lädt unser Server den Termintyp und die freien Zeiten. Die Buchungsmaske lädt außerdem Schriftarten von Google Fonts (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com, Google Ireland Limited). Dabei wird deine IP-Adresse an Google übermittelt; Google verarbeitet Daten auch in den USA (EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Beim Absenden einer Buchung

Verarbeitet werden: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, gewählter Termin und Zeitzone, beim Kennenlerntermin zusätzlich Firma, Mobilnummer und eingesetztes CRM-System. Stammst du von einer beworbenen Anzeige, werden die in der Adresse enthaltenen Kampagnenparameter (UTM) mitgespeichert. Du bestätigst beim Absenden folgende Einwilligung: „Ich willige ein, dass Smartify Consulting meine Angaben zur Terminvereinbarung speichert und mich dazu per E-Mail oder Telefon kontaktiert.“

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Kontaktaufnahme.
Empfänger: Termin, Einladung und Erinnerungen versenden wir über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited) – Kalender, Teams-Besprechung und E-Mail. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; für Übermittlungen in Drittländer gelten die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Ein Öffnungs- oder Klick-Tracking unserer E-Mails findet nicht statt. Zur Vorqualifizierung und Bearbeitung deiner Anfrage setzen wir zudem KI-Systeme ein – siehe Abschnitt 12.
Speicherdauer: Deine Angaben bleiben in unserem CRM gespeichert, solange die Geschäftsbeziehung oder deren Anbahnung besteht. Danach löschen wir sie, soweit keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (bis zu 10 Jahre). Du kannst der Speicherung jederzeit widersprechen – eine formlose E-Mail genügt. Buchungen ohne anschließendes Folgegeschäft löschen wir spätestens nach zwölf Monaten.

8. Newsletter „CRM PRAXIS“

Du kannst dich auf dieser Website für unseren Newsletter „CRM Praxis“ eintragen. Das Formular wird von unserem eigenen System auf crm.smartify-consulting.com bereitgestellt; für das Laden des Skripts gilt das Gleiche wie bei der Buchungsfunktion (Abschnitt 7): keine Cookies, kein Browser-Speicher, keine Datenübermittlung von sich aus.

Was wir verarbeiten: Vorname, Nachname, Firma bzw. Maklerbüro, E-Mail-Adresse, das von dir angegebene CRM-System (onOffice, Propstack oder ein anderes), den Ort des Formulars auf der Website sowie Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung. Die IP-Adresse speichern wir nur als kryptografischen Hash zusammen mit dem Browser-Typ – als Nachweis deiner Einwilligung, nicht zur Nachverfolgung.

Double-Opt-in: Nach dem Eintragen bekommst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du diesen Link anklickst, ist die Anmeldung wirksam und du erhältst den Newsletter. Der Link gilt 48 Stunden; unbestätigte Einträge löschen wir danach. Du bestätigst beim Eintragen folgende Einwilligung: „Ich möchte CRM PRAXIS per E-Mail bekommen. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.“

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen – über den Abmeldelink, der in jeder Ausgabe steht, oder formlos per E-Mail an uns. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Empfänger: Deine Angaben speichern wir in unserem eigenen CRM-System. Für den Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin); dorthin übertragen wir Vorname, Nachname, Firma, E-Mail-Adresse und das angegebene CRM-System, damit du die für dein System passenden Inhalte bekommst. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Verarbeitung findet in der EU statt. Brevo erfasst, ob eine Ausgabe zugestellt, geöffnet oder ein Link angeklickt wurde; diese Angaben nutzen wir, um Inhalte zu verbessern und nicht zustellbare Adressen zu entfernen.
Speicherdauer: Solange du den Newsletter beziehst. Nach einer Abmeldung bewahren wir deine E-Mail-Adresse und den Nachweis der früheren Einwilligung bis zu drei Jahre auf, um belegen zu können, dass die Zusendung rechtmäßig war, und um dich nicht versehentlich erneut anzuschreiben.

9. Webinar-Anmeldung (CRM PRAXIS)

Die Anmeldung zu unserer Webinarreihe läuft über WebinarGeek B.V., Einsteinlaan 28, 2719 EP Zoetermeer, Niederlande. Verarbeitet werden die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen), um dir Zugangslink, Erinnerung und Aufzeichnung zu senden; die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Anmeldedaten löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem Webinar.

10. Externe Links

Auf der Startseite verlinken wir unser Google-Unternehmensprofil, damit du alle Bewertungen lesen kannst. Der Link wird erst beim Anklicken aufgerufen – vorher werden keine Daten an Google übertragen. Nach dem Klick gilt die Datenschutzerklärung von Google.

11. Eingebettete Medien (YouTube und Podcast)

Auf einzelnen Seiten im Bereich „Wissen" (Webinar-Aufzeichnungen und Podcast-Folgen) binden wir Videos von YouTube ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Die Einbindung erfolgt per Zwei-Klick-Lösung: Beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu YouTube aufgebaut und es werden keine Daten an Google übertragen. Erst wenn du auf den Play-Button klickst, wird das Video über den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) geladen. Dabei werden insbesondere deine IP-Adresse, die aufgerufene Seite sowie technische Angaben zu deinem Browser an Google übertragen; Google kann dabei auch Cookies oder vergleichbare Technologien auf deinem Gerät einsetzen. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, die du durch den Klick auf den Play-Button erteilst. Du kannst sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem du das Video nicht erneut startest und die Cookies in deinem Browser löschst. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

Podcast-Player: Auf den Folgenseiten steht ein Audio-Player. Er lädt beim Aufruf der Seite nichts; erst wenn du auf Play drückst, wird die Audiodatei von unserem Podcast-Hoster Riverside.fm, Inc. abgerufen. Dabei werden deine IP-Adresse und technische Angaben zu deinem Browser an den Hoster übertragen, der daraus anonymisierte Abrufstatistiken erstellt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Podcasts nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Links zu unserem WhatsApp-Kanal, zu Podcast-Plattformen (z. B. Spotify, Apple Podcasts) und zu YouTube sind einfache Links: Daten werden erst übertragen, wenn du sie anklickst. Danach gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

12. Einsatz künstlicher Intelligenz

Wir setzen KI-Systeme für Recherche, Entwürfe, Vorqualifizierung und die Bearbeitung von Anfragen ein und kennzeichnen das offen. Dabei können auch personenbezogene Daten aus deiner Anfrage oder Buchung (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) verarbeitet werden – durch folgende Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO):

• Langdock GmbH, Greifswalder Str. 212, 10405 Berlin – KI-Arbeitsplattform eines deutschen Anbieters. Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Je nach eingesetztem KI-Modell kann die Verarbeitung durch den Modellanbieter auch außerhalb der EU stattfinden; dafür gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
• Anthropic (Anbieter des KI-Modells Claude) – Verarbeitung auch in den USA. Der Datentransfer ist über die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind. Eingaben werden nicht zum Training der Modelle verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung deiner Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung). Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung trifft bei uns immer ein Mensch. Was wir konkret einsetzen, wo Menschen prüfen und wie sich unsere KI-Assistenten zu erkennen geben, steht auf der Seite KI-Transparenz.

13. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, kannst du dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine formlose E-Mail genügt.

Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

14. Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Du erkennst sie am „https://“ in der Adresszeile deines Browsers.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Website oder die Rechtslage ändert.

Stand: September 2026