Kurz gesagt: Der Prozessmanager ist das Werkzeug in onOffice, mit dem dein System Abläufe selbst erledigt: E-Mails verschicken, Aufgaben anlegen, auf Antworten reagieren. In den meisten Büros, die ich sehe, ist er eingerichtet, aber nicht scharf geschaltet. Automatisiert ist dann nur die Antwort auf eine neue Anfrage. Dabei kann onOffice einen Prozess von der Anfrage bis zum After-Sales durchgehend abbilden.
Was ich in fast jedem onOffice sehe
Wenn ich in ein fremdes onOffice schaue, sieht es fast immer gleich aus. Eine Anfrage kommt rein, sie wird automatisch beantwortet, das Exposé geht raus. Das läuft meistens gar nicht über den Prozessmanager, sondern über den Anfragenmanager. Und dann hört es auf.
Dazu kommen oft noch zwei, drei Klassiker: die Mail zum Geburtstag, die Mail zum Objektgeburtstag. Und viele Makler sind fest überzeugt, ihr System läuft automatisiert. Tut es nicht. Es beantwortet Anfragen und gratuliert. Alles dazwischen machst du von Hand.
Das ist kein Vorwurf. Makler sind keine Techniker und sollen es auch nicht sein. Aber es heißt: Die meisten wissen gar nicht, was ihr onOffice eigentlich kann.
Was ist der onOffice Prozessmanager?
Der Prozessmanager ist das Modul in onOffice, mit dem du wiederkehrende Abläufe als Prozess hinterlegst. Ein Prozess besteht aus einer Prozessvorlage und mehreren Prozessschritten. Jeder Schritt ist eine Aktion: eine E-Mail, eine Aufgabe, eine Änderung an einem Datensatz, eine Wartezeit oder eine Entscheidung.
Der Prozess hängt an einem Datensatz, zum Beispiel an einem Interessenten und einem Objekt. Damit weiß onOffice in jedem Moment, wo dieser Vorgang gerade steht und was als Nächstes passieren soll.
Manuelle und automatische Prozessschritte: Besen, Staubsauger, Roboter
Den Unterschied erkläre ich gern mit Hausputz:
- Besen: Du machst alles selbst und musst auch selbst dran denken. So arbeiten die meisten Büros heute, mit Erinnerungen im Kopf oder auf Zetteln.
- Staubsauger: Das System sagt dir, was zu tun ist, aber du musst es noch selbst machen. Das ist ein manueller Prozessschritt, zum Beispiel eine Aufgabe „Interessent anrufen“.
- Staubsaugroboter: Das System erledigt es selbst, weil es alle Informationen und Möglichkeiten dazu hat. Das ist ein automatischer Prozessschritt, zum Beispiel die Nachfass-Mail, die rausgeht, wenn sich jemand nach ein paar Tagen nicht gemeldet hat.
Ein guter Prozess in onOffice mischt beides. Alles, was das System allein entscheiden kann, macht der Roboter. Wo du als Mensch gebraucht wirst, bekommst du eine Aufgabe, und zwar nur dann.
Was du mit dem Prozessmanager automatisieren kannst
Die Abläufe im Maklerbüro lassen sich in fünf Prozessbereiche teilen. In jedem davon kann der Prozessmanager arbeiten. Ein paar Beispiele, was möglich ist:
- Akquise: Ein Eigentümer fragt eine Bewertung an. onOffice schickt die Unterlagen, erinnert an den Termin und fasst nach, wenn keine Rückmeldung kommt.
- Aufbereitung: Ein neues Objekt wird angelegt. Das System prüft, welche Unterlagen fehlen, und fordert sie beim Eigentümer an.
- Vermarktung: Ein Interessent bekommt das Exposé. onOffice fragt nach, ob er besichtigen möchte, und reagiert auf die Antwort.
- Abwicklung: Ein Käufer sagt zu. Das System informiert den Eigentümer, stößt die Finanzierungsprüfung an und erinnert an fehlende Unterlagen bis zum Notartermin.
- After-Sales: Nach dem Notartermin bittet onOffice um eine Bewertung, hält Kontakt und fragt zur richtigen Zeit nach einer Empfehlung. Was im Aftersales sinnvoll ist und was nicht, ist ein eigenes Thema.
Mein Lieblingsbeispiel: Was passiert nach dem Exposé?
Das Exposé ist raus. Und jetzt? Du willst wissen, ob der Interessent besichtigen möchte. In den meisten Büros heißt das: anrufen. Bei zehn Interessenten pro Objekt sind das zehn Anrufe, von denen acht ins Leere gehen.
Es geht auch anders. Der Interessent bekommt mit dem Exposé die Möglichkeit, per Klick Feedback zu geben. Damit weiß onOffice, ob er besichtigen will, ob er noch Fragen hat oder ob es nicht passt. Und darauf kann das System wieder reagieren:
- Er will besichtigen: Er bekommt direkt Terminvorschläge.
- Er hat Fragen: Du bekommst eine Aufgabe, genau für diesen einen Anruf.
- Es passt nicht: Er bekommt eine freundliche Absage und neue Angebote, wenn etwas Passendes reinkommt.
- Er meldet sich nicht: Das System fasst nach.
Du telefonierst nur noch den Richtigen hinterher. Mehr dazu in Exposé-Feedback automatisieren.
Ein einfaches Objektfeedback geht in onOffice mit Bordmitteln, zum Beispiel über das Immofeedback. Für Formulare, die weiter gehen, brauchst du ein Zusatztool, zum Beispiel Propform.
Warum der Prozessmanager in vielen Büros nicht läuft
Meistens ist er nicht kaputt, sondern nie zu Ende gedacht. Der häufigste Fehler, den ich sehe: Prozesse entstehen in Teilstücken. „Hier wäre eine Mail cool.“ „Da bräuchte ich eine Aufgabe.“ Jedes Stück für sich ist sinnvoll. Aber niemand hat den Ablauf einmal von Anfang bis Ende durchgedacht.
Die Folgen kennst du vielleicht:
- Zu viele Aufgaben: Das System erinnert an alles, also nimmst du keine Erinnerung mehr ernst.
- Zu viele Entscheidungen: An jeder Stelle musst du klicken, ob es weitergeht.
- Mails, die keiner braucht: Der Interessent bekommt drei Nachrichten, die sich widersprechen.
- Lange Ketten, die brechen: Ein Prozess mit vielen Schritten am Stück läuft, bis ein Kunde anders reagiert als geplant. Kleine Schritte laufen stabiler.
Deshalb fange ich nie im Prozessmanager an, sondern auf Papier: Was soll nach einer Anfrage passieren, und zwar bis zum Ende?
Selbsttest: Läuft dein Prozessmanager wirklich?
- Gibt es in deinem onOffice einen Prozess, der nach dem Exposé-Versand weiterläuft?
- Weiß dein System, ob ein Interessent besichtigen will, ohne dass du anrufst?
- Bekommst du Aufgaben nur dann, wenn du wirklich gebraucht wirst?
- Läuft nach dem Notartermin etwas, außer der Mail zum Objektgeburtstag?
- Siehst du an einem Objekt in 30 Sekunden, wo es steht?
Wenn du dreimal Nein sagst, kann dein onOffice deutlich mehr, als es heute tut.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Anfragenmanager und Prozessmanager?
Der Anfragenmanager kümmert sich um eingehende Anfragen, zum Beispiel aus den Portalen, und beantwortet sie. Der Prozessmanager übernimmt alles, was danach kommt, bis zum Abschluss und darüber hinaus.
Brauche ich für den Prozessmanager Zusatztools?
Für die meisten Abläufe nicht. Der Prozessmanager arbeitet mit dem, was in onOffice schon da ist: E-Mail-Vorlagen, Aufgaben, Felder. Nur für Formulare, die über ein einfaches Feedback hinausgehen, brauchst du ein Zusatztool.
Ist der Prozessmanager in jeder onOffice-Version enthalten?
Nein. Laut der Funktionsübersicht von onOffice gehören Prozessmanager und Anfragenmanager zur Version enterprise all-in. In enterprise pro sind sie nicht aufgeführt (Stand Oktober 2026). Wenn du pro nutzt, lohnt sich vor jeder Automatisierung ein Blick, was dir fehlt.
Wie lange dauert es, einen Prozess sauber aufzusetzen?
Das hängt davon ab, wie klar dein Ablauf heute schon ist. Der größte Teil der Arbeit ist nicht das Klicken im System, sondern das Durchdenken des Ablaufs.
Was dein onOffice wirklich kann
Genau dafür bin ich da: dir zu zeigen, was dein System kann, und es so einzurichten, dass es für dich arbeitet. Wie ich das angehe, steht auf meiner Seite zur onOffice-Beratung. Du arbeitest mit Propstack? Dann lies Propstack Automatisierungen: Was sie können und warum sie oft nur Anfragen beantworten.
Im kostenlosen CRM-Check schauen wir 30 Minuten gemeinsam in dein onOffice und finden die Stellen, an denen es mehr kann.