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BRUMANI Immobilien: Ein onOffice-Prozess für 10 Mitarbeiter, 5 Tools weniger
BRUMANI Immobilien aus Freiburg hat zehn Mitarbeiter und eine starke Akquise. In zwei Monaten mit Workshops und Teamschulung haben wir den kompletten Ablauf vom Maklerauftrag bis zur Rechnung in onOffice automatisiert, ein Vertriebscontrolling eingebaut und fünf kostenpflichtige Nebensysteme abgelöst.
BRUMANI Immobilien · Freiburg im Breisgau · onOffice · Website von BRUMANI Immobilien
Ausgangslage
- ✓Eine sehr starke Akquise, aber die Abarbeitung der Aufträge lief nicht bei allen gleich.
- ✓Bei Urlaub oder Übergabe war nicht immer klar, wo ein Objekt steht.
- ✓Ob Fristen eingehalten wurden, musste der Geschäftsführer selbst nachhalten.
Was wir umgesetzt haben
- ✓Zwei Monate mit mehreren Workshops und einer Teamschulung.
- ✓Ein einheitlicher Ablauf für das ganze Team, vom Maklerauftrag bis zur Rechnung.
- ✓Automatisierung von Vertragsunterschrift, Aufbereitung, Vermarktung und Abwicklung.
- ✓Ein Vertriebscontrolling, das proaktiv erinnert, wenn Schritte nicht eingehalten werden.
Ergebnis
- ✓Fünf Nebensysteme abgeschafft, die bisher Geld gekostet haben.
- ✓Weniger Administrationsaufwand im Tagesgeschäft.
- ✓Alle zehn Mitarbeiter arbeiten nach demselben Prozess.
- ✓onOffice meldet sich beim Geschäftsführer, wenn etwas aus dem Ruder läuft.
Das Büro
BRUMANI Immobilien ist ein Maklerbüro in Freiburg im Breisgau mit Geschäftsführer Pierre Bruns. Das Team verkauft und vermietet Immobilien in Freiburg, im Breisgau und im Markgräflerland.
Pierre Bruns hat ein Team von zehn Mitarbeitern aufgebaut, mit einer sehr starken Akquise. Aufträge kommen also genug rein. Die eigentliche Frage war: Wie werden sie im ganzen Team gleich sauber abgearbeitet?
Ausgangslage: Starke Akquise, uneinheitliche Abarbeitung
Je mehr Aufträge und je mehr Makler, desto wichtiger wird ein gemeinsamer Standard. Bei BRUMANI sollte jedes Objekt gleich durchlaufen, egal wer es betreut.
Konkret ging es um vier Dinge:
- ✓Das ganze Team arbeitet nach demselben Ablauf.
- ✓Geht jemand in den Urlaub, ist klar, was als Nächstes passiert.
- ✓Objekte lassen sich sauber an Kollegen übergeben.
- ✓onOffice ist sauber gepflegt, und jeder weiß zu jeder Zeit, wo er steht.
Was wir umgesetzt haben
In zwei Monaten haben wir den kompletten Ablauf eines Auftrags in onOffice abgebildet und automatisiert. Erst in mehreren Workshops mit dem Team, dann im System, zum Schluss mit einer Schulung für alle. Automatisiert ist heute:
- ✓Vertragsunterschrift: Der Maklerauftrag startet den Prozess.
- ✓Aufbereitung: Die nötigen Schritte entstehen automatisch.
- ✓Vermarktung: Das Objekt läuft nach einem festen Ablauf durch die Vermarktung.
- ✓Abwicklung bis zur Rechnung: Auch der Abschluss und die Rechnungsschreibung sind Teil des Prozesses.
Das Vertriebscontrolling
Zusätzlich zu den Prozessen haben wir ein kleines Vertriebscontrolling eingebaut. Es prüft, ob bestimmte Schritte rechtzeitig passiert sind, und meldet sich von selbst beim Geschäftsführer, wenn nicht. Zwei Beispiele:
- ✓Ist die Aufbereitung 14 Tage nach Vertragsbeginn noch nicht fertig, kommt eine Erinnerung.
- ✓Hatte ein Objekt vier Wochen nach dem Online-Gang noch nicht genug Besichtigungen, kommt eine Erinnerung.
Fünf Tools weniger
Ein Nebeneffekt, der sich direkt in der Kasse zeigt: BRUMANI hat fünf Nebensysteme abgeschafft, die bisher Geld gekostet haben. Was vorher über zusätzliche Tools lief, erledigt heute onOffice selbst. Das spart Lizenzkosten und Pflegeaufwand, und alle Daten liegen an einer Stelle.
Das Ergebnis
Alle zehn Mitarbeiter bei BRUMANI arbeiten heute nach demselben Prozess. Urlaub und Übergaben sind kein Risiko mehr, weil der Stand jedes Objekts im System steht. Der Administrationsaufwand ist spürbar gesunken.
Und Pierre Bruns muss nicht mehr selbst hinterherlaufen. onOffice erinnert ihn proaktiv, wenn ein Objekt hängt. So hat er sein Team im Blick, ohne jeden Vorgang einzeln zu prüfen.
Was andere Makler daraus mitnehmen können
- ✓Akquise ist nur die halbe Miete. Ohne einheitliche Abarbeitung verpuffen gute Aufträge.
- ✓Ein Team braucht einen Standard. Dann ist egal, wer ein Objekt betreut oder gerade im Urlaub ist.
- ✓Controlling gehört ins CRM. Wenn das System sich meldet, muss niemand mehr Listen führen.
- ✓Fristen sind messbar: Aufbereitung nach X Tagen, Besichtigungen nach X Wochen. Was messbar ist, kann das CRM überwachen.
- ✓Der Prozess endet nicht beim Notar, sondern bei der Rechnung.
- ✓Erst prüfen, was das CRM schon kann, dann Zusatztools kaufen. Oft lässt sich ein Tool ablösen.
„Die Zusammenarbeit mit ihm hat unsere internen Prozesse bei BRUMANI Immobilien spürbar weiterentwickelt und zu einer deutlich effizienteren Arbeitsstruktur im Tagesgeschäft geführt.“
„Besonders hervorzuheben ist seine Fähigkeit, komplexe Abläufe klar zu strukturieren und praxisnah umzusetzen, sodass unser Team schneller, fokussierter und wirtschaftlich sinnvoller arbeiten kann.“
Mehr dazu, wie ich onOffice einrichte: onOffice-Beratung · Alle Referenzen
FAQ
Häufige Fragen zu diesem Projekt
Kann onOffice an Fristen erinnern?
Lohnt sich das für ein Team?
Wie lange dauert so ein Projekt?
Geht das auch mit Propstack?
Der nächste Schritt
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