Kurz gesagt: Viele bauen ihre Automatisierungen als lange Ketten von der Anfrage bis zur Besichtigung, im onOffice Prozessmanager genauso wie in den Propstack-Automatisierungen. Das sieht im Test gut aus und bricht im Alltag, sobald ein Kunde etwas anders macht als geplant. Robuster sind viele kleine Schritte, die auf den aktuellen Stand im CRM reagieren. Dann ist es egal, ob der Interessent klickt oder anruft.
Das Problem mit langen Ketten
Anfrage, Exposé, warten, Feedback, Besichtigung, Nachfassen, alles hintereinander in einem großen Ablauf. Im Testlauf sieht das super aus.
Nur ist das Geschäft nicht linear. Der Interessent ruft an statt auf den Link zu klicken. Der Eigentümer gibt das Exposé am Telefon frei. Jemand fragt direkt nach einer Besichtigung. Sobald ein Kunde etwas anderes macht als erwartet, ist er aus einer langen Kette raus. Und dann machst du wieder alles von Hand, ohne es zu merken.
Kleine Schritte, die auf den Stand reagieren
Robuster ist ein anderer Gedanke: Dein CRM kennt den Stand, und jeder Schritt reagiert auf diesen Stand. Nicht „nach Schritt 3 kommt Schritt 4", sondern „wenn das Exposé freigegeben ist, passiert das Nächste". Egal, wie es freigegeben wurde.
Das hat drei Vorteile:
- Kunden können überall wieder einsteigen. Ob per Klick, per Telefon oder per Mail: Wenn du den Stand im CRM aktualisierst, läuft der Rest weiter.
- Fehler bleiben klein. Klemmt ein Schritt, steht nicht gleich der ganze Ablauf.
- Du findest dich auch in einem Jahr noch zurecht. Kleine Schritte mit klaren Namen sind leichter zu prüfen und zu ändern als ein Monster-Prozess.
Woran du erkennst, dass deine Prozesse zu lang sind
- Du weißt nicht mehr genau, was ein Prozess alles macht, ohne ihn zu öffnen.
- Interessenten, die anrufen statt zu klicken, fallen durchs Raster.
- Du traust dich nicht, etwas zu ändern, weil sonst alles kaputtgehen könnte.
- Aufgaben tauchen auf, obwohl sie nicht mehr gebraucht werden, zum Beispiel bei Objekten, die längst verkauft sind.
Wenn du dich wiedererkennst: Das ist normal. Und es lässt sich umbauen, ohne bei null anzufangen.
Erst der Prozess, dann die Automatisierung
Bevor du in onOffice oder Propstack etwas baust, zeichne den Ablauf auf Papier. Wo kann der Kunde abbiegen? Was soll in jedem Fall passieren? Genau diese Abzweigungen sind die Stellen, an denen lange Ketten brechen. Mehr zu den Grundlagen in Warum dein CRM das Herzstück deines Maklerbüros ist.
Live im System sehen kannst du das im CRM PRAXIS Webinar, jeden Monat um 10 Uhr für onOffice und um 11 Uhr für Propstack. Wenn du es für dein Büro gebaut haben willst: So automatisiere ich onOffice und Propstack.