Kurz gesagt: Öffne ein einzelnes Objekt in deinem CRM. Wenn du in 30 Sekunden nicht siehst, wer das Exposé geöffnet hat, wer Feedback gegeben hat, welcher Interessent wo steht und welche Unterlagen fehlen, ist dein CRM nicht richtig eingerichtet. Das liegt fast nie am System, sondern daran, wie es aufgesetzt ist.
So geht der Test
Nimm dir ein Objekt, das gerade in der Vermarktung ist. Öffne es in deinem onOffice oder Propstack. Stell dir einen Timer auf 30 Sekunden. Siehst du in dieser Zeit:
- wer das Exposé geöffnet hat und wer nicht (vielleicht ist es im Spam gelandet),
- wer Feedback gegeben hat und wie es ausgefallen ist,
- welcher Interessent wo steht: angefragt, Exposé bekommen, Besichtigung gebucht, abgesagt,
- welche Unterlagen noch fehlen?
Wenn ja: Glückwunsch, dein CRM weiß, was los ist.
Wenn nicht, weißt du jetzt, wo du anfängst.
Warum ausgerechnet 30 Sekunden?
Weil das ungefähr die Zeit ist, die du hast, wenn der Eigentümer Freitagabend anruft und wissen will, wie es um seine Immobilie steht. Oder wenn ein Kollege übernimmt, weil du krank bist. Dein CRM muss die eine Wahrheit sein. Wenn ich dein System aufmache, muss ich sehen können, was los ist, ohne bei dir nachzufragen.
Was du tust, wenn du durchfällst
1. Schreib auf, wo Informationen außerhalb deines CRMs liegen. Excel, Dropbox, Google Drive, dein Postfach, dein Kopf. Alles, was dort liegt, kann dein CRM nicht nutzen.
2. Mach den Zustand sichtbar. Dein CRM muss wissen, wo ein Objekt und jeder Interessent steht. Ich baue dafür gerne Checklisten mit klaren Werten: grüner Haken heißt erledigt. Wie das aussieht, steht in Checklisten im CRM.
3. Lass Interessenten den Zustand selbst eintragen. Feedback zum Exposé oder zur Besichtigung muss nicht per Telefon reinkommen. Wenn der Interessent per Klick antwortet, steht es sofort im CRM, und das System kann selbst reagieren. Ein Beispiel: Exposé-Feedback in onOffice automatisieren.
4. Erst den Prozess, dann das System. Bevor du irgendetwas umbaust: Schreib auf, was nach einer Anfrage passieren soll. Automatisierung ist ein Multiplikator. Gute Abläufe werden besser, schlechte schneller schlecht.
Es liegt nicht an deinem System
Beide Systeme, onOffice und Propstack, können das alles. Wenn du den Test nicht bestehst, liegt es an der Art, wie dein CRM eingerichtet ist. Das ist die gute Nachricht: Das lässt sich ändern, ohne das System zu wechseln.
Wenn du den Test mit mir zusammen machen willst: Im kostenlosen CRM-Check schauen wir 30 Minuten live in dein System.