Referenz · Propstack
locals Immobilien: Vermietung von 107 Wohnungen mit zwei Maklern
locals Immobilien aus Potsdam hat Propstack jahrelang nur zu einem kleinen Teil genutzt. Heute laufen Nachfassen und Feedback im Verkauf automatisch, und die Vermietung von 107 Neubauwohnungen mit vierstelligen Anfragen läuft digital von der Anfrage bis zur Übergabe, betreut von zwei Maklern. Umgesetzt in einem Monat für den Verkauf und 14 Tagen für die Vermietung.
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Ausgangslage
- ✓Propstack war seit 2019 im Einsatz, wurde aber nach eigener Aussage nur zu rund 10 % genutzt.
- ✓Das Nachfassen hing an Menschen: Jemand musste daran denken, Interessenten hinterherzutelefonieren.
- ✓Der Suchkundenprozess stammte noch aus der Zeit vor 2019.
Was wir umgesetzt haben
- ✓Ein Workshop-Tag im Büro mit allen Maklern: erst der Prozess auf Papier, dann ins System.
- ✓Im Verkauf läuft das Nachfassen nach dem Exposé automatisch, inklusive Erinnerung, Feedback und Terminbuchung.
- ✓Die Vermietung ist digital abgebildet: von der Anfrage über Besichtigung und Unterlagen bis zur Übergabe.
Ergebnis
- ✓107 Wohnungen in der Vermietung, vierstellige Anfragen, betreut von zwei Maklern und einer Person im Backoffice.
- ✓Das Nachfassen hängt nicht mehr daran, dass jemand daran denkt.
- ✓Umsetzung: rund ein Monat für den Verkauf, 14 Tage für die Vermietung.
Das Büro
locals Immobilien ist ein Boutique-Maklerbüro in Potsdam. Das Team verkauft vom Einfamilienhaus bis zum Anwesen, wird im Zinshaus- und Mehrfamilienhausbereich stärker und vermietet ganze Neubauprojekte.
Nach 2021 hat sich das Büro bewusst verkleinert. Heute macht locals nach Aussage von Geschäftsführer Sebastian Schöneburg den gleichen Umsatz wie 2021, mit der Hälfte der Mannschaft. Das geht nur, wenn die Abläufe sitzen. Effizienz ist für ihn „die Bottomline bei allem“.
Dazu kommt: Die Makler bei locals arbeiten sehr unterschiedlich und eigenverantwortlich. Die Technik muss also für alle funktionieren, nicht nur für einen Arbeitsstil.
Ausgangslage: Ein gutes CRM im zweiten Gang
Bevor locals 2019 zu Propstack gewechselt ist, lief das Büro auf einem selbst programmierten System. Das konnte viel, hing aber an einer einzigen Person. War die krank oder im Urlaub, stand vieles still.
Propstack hat dieses Problem gelöst. Ein neues ist geblieben: Das Büro zahlte jeden Monat für ein System, von dem es nach eigener Einschätzung nur einen Bruchteil nutzte. Exposés gingen zwar schon automatisch raus. Alles danach hing aber an Menschen: Hat jemand nachgefragt? Ist das Exposé überhaupt angekommen oder im Spam gelandet? Wer bekommt eine Erinnerung, wer eine Feedback-Mail?
„Wir konnten alle unsere Probleme dir geben und du hast sie gelöst.“
Der Workshop: erst Papier, dann Programm
Gestartet sind wir mit einem Tag vor Ort in Potsdam. Sechs, sieben Leute am Tisch, alle Makler dabei, jeder mit seiner eigenen Sicht. Wir haben die Abläufe durchgesprochen, vom Suchkunden über die Portalanfrage und das Neubauprojekt bis zu Akquise und After-Sales.
Erst danach ging es ins System. Aus dem Workshop entstand ein modellierter Prozessbaum: was wann passiert, wer was bekommt und wo das Team noch selbst entscheiden will.
„Aus dem ganzen Spaghetti einen schönen Schaltplan zu machen, ist sensationell.“
Projekt 1: Verkauf ohne Hinterhertelefonieren
Im Verkauf ging es darum, dass kein Interessent mehr durchrutscht. Heute erkennt das System, ob ein Exposé geöffnet wurde. Ist das nicht passiert, bekommt der Interessent eine Erinnerung und der Makler die Info. Feedback wird automatisch eingeholt, und Interessenten können Besichtigungstermine digital buchen, wenn der Makler welche freigegeben hat.
Umgesetzt war das in rund einem Monat.
Sebastian Schöneburg sagt, die Automatisierung habe das Büro schneller gemacht. Vor allem aber unabhängiger: Niemand muss mehr fragen, ob schon jemand nachgefasst hat.
Projekt 2: Vermietung von 107 Neubauwohnungen
Das zweite Projekt war die Vermietung eines hochwertigen Neubauquartiers in Potsdam mit 107 Wohnungen. Potsdam ist ein angespannter Wohnungsmarkt: Auf eine Wohnung kommen teils mehrere hundert Anfragen in kurzer Zeit, über das ganze Projekt sind es vierstellig viele. Vermietet wird jede Wohnung trotzdem nur einmal. Alle anderen bekommen eine Absage und sollen sich trotzdem gut behandelt fühlen.
locals wollte deshalb nicht nur Exposé und Feedback-Mail automatisieren, sondern den kompletten Weg bis zur Übergabe. Umgesetzt haben wir das in 14 Tagen. Abgebildet ist heute:
- ✓Anfrage, Exposé und Besichtigungstermin laufen digital.
- ✓Die Unterlagen kommen über ein Formular (Propstack Formbuilder) statt als PDF per E-Mail: Haushalt, Einkommen, Nachweise.
- ✓Die Unterlagen landen geordnet pro Interessent und Wohnung, damit der Eigentümer entscheiden kann.
- ✓Das System weiß, was schon da ist. Es fordert nur nach, was fehlt, und legt nur dann Aufgaben an, wenn wirklich etwas zu tun ist.
- ✓Das Team kann steuern, wann welche Unterlagen angefordert werden.
- ✓Ist eine Wohnung reserviert oder vermietet, stoppt der Prozess für die anderen Interessenten.
- ✓Bei der Übergabe läuft das Übergabeprotokoll digital und landet direkt in der Ablage.
Das Ergebnis
Zwei Makler betreuen die Vermietung, mit täglichen Einzelbesichtigungen, auch am Wochenende. Eine Person im Backoffice kümmert sich um Mietverträge und Ablage. Und das bei vierstelligen Anfragen.
Ein Nebeneffekt, den Sebastian Schöneburg betont: Die Vermietung bringt Verkaufskontakte. Mieter, die einen sauberen Prozess erlebt haben, fragen später nach einer Bewertung oder empfehlen locals weiter.
Was andere Makler daraus mitnehmen können
- ✓Erst der Prozess, dann das Programm. Wer im CRM anfängt, baut die alten Probleme nur digital nach.
- ✓Interessenten brauchen das gleiche Tempo wie Eigentümer. Wer drei Tage nach der Anfrage antwortet, ist oft schon der Fünfte.
- ✓Absagen gehören zum Prozess. Bei hunderten Anfragen entscheidet der Umgang mit den Absagen über die Bewertungen.
- ✓Das System soll mitdenken: Es weiß, welche Unterlagen schon da sind, also muss es niemand nachhalten.
- ✓Vermietung lohnt sich, wenn sie automatisiert ist. Wer daran nichts verdient, macht meistens zu viel von Hand.
„Das CRM muss ein selbstfahrendes Auto werden.“
„Hört auf, diese Prozesse selbst durchzudenken. Es wird zu komplex. Gebt es ab, so wie ihr das auch von euren Eigentümern verlangt.“
Die ganze Geschichte erzählt Sebastian Schöneburg im CRM PRAXIS Podcast.
Mehr dazu, wie ich Propstack einrichte: Propstack-Beratung · Alle Referenzen
FAQ
Häufige Fragen zu diesem Projekt
Funktioniert so ein Prozess auch mit einem kleinen Team?
Wie lange dauert so ein Projekt?
Geht das auch mit onOffice?
Wie startet so ein Projekt?
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