Kurz gesagt: Wenn Interessenten per Klick Feedback zum Exposé geben, weiß dein CRM, wer Interesse hat. Dann kann es selbst reagieren: Besichtigung anbieten, freundlich absagen oder dich ans Nachfassen erinnern. Du telefonierst nur noch denen hinterher, bei denen es sich lohnt. Das geht in onOffice und in Propstack mit Bordmitteln.
Warum das Feedback der Dreh- und Angelpunkt ist
Nach dem Exposéversand passiert in vielen Büros erst mal nichts. Der Interessent meldet sich oder eben nicht, und du telefonierst hinterher. Bei zehn Anfragen geht das noch. Bei fünfzig nicht mehr.
Das Problem: Dein CRM weiß nicht, wer Interesse hat. Also kann es auch nichts für dich tun.
So sieht der Ablauf aus
- Der Interessent bekommt das Exposé und darin die Möglichkeit, mit einem Klick zu antworten: „Ich möchte besichtigen" oder „Kein Interesse".
- Die Antwort landet im CRM, direkt am Interessenten und am Objekt.
- Dein CRM reagiert:
- Interesse: Der Interessent bekommt eine Mail zur Besichtigung, mit Buchungslink, wenn du eine Terminbuchung nutzt.
- Kein Interesse: eine freundliche Mail, der Vorgang ist sauber dokumentiert.
- Keine Antwort: Nach einer Wartezeit bekommst du eine Erinnerung zum Nachfassen.
Ruft jemand an statt zu klicken, trägst du die Antwort von Hand ein, und der Rest läuft trotzdem.
Was du davon hast
- Jeder Interessent bekommt schnell eine Antwort, auch am Freitagabend.
- Du telefonierst nur noch den Interessenten hinterher, bei denen es sich lohnt.
- Im Objekt siehst du auf einen Blick, wer wie reagiert hat. Der Eigentümer fragt? 30 Sekunden, und du hast die Antwort.
Was du dafür brauchst
- Einen klaren Ablauf: Welche Antworten soll es geben? Was passiert bei jeder? Wer bekommt welche Mail? Das kommt immer zuerst.
- Die Automatisierung in deinem CRM: in onOffice der Prozessmanager, in Propstack die Automatisierungen und der Workflow Builder.
- Optional ein Formular-Zusatztool, zum Beispiel Propform für onOffice, wenn du die Feedback-Seiten individuell gestalten willst.
Der Aufbau im Detail hängt von deinem Büro ab: Wie viele Objekte, welche Portale, Terminbuchung ja oder nein. Genau das schauen wir uns im kostenlosen CRM-Check an. Wenn du es gebaut haben willst: So automatisiere ich onOffice und Propstack.