Kurz gesagt: Eine Checkliste im CRM zeigt dir in Sekunden, ob ein Objekt startklar ist: Unterlagen da, Exposé freigegeben, veröffentlicht. Wenn alles grün ist, kannst du arbeiten. Und im besten Fall pflegt sich die Checkliste selbst, zum Beispiel sobald der Eigentümer eine Unterlage hochlädt.
Warum Checklisten ins CRM gehören
Dein CRM muss den Zustand kennen. Sind die Unterlagen vollständig? Ist das Exposé freigegeben? Wenn das nur in deinem Kopf oder auf einem Zettel steht, kann dein CRM nicht darauf reagieren. Und niemand im Büro kann übernehmen, wenn du ausfällst.
Das klingt nach Bürokratie. Ist es nicht. Es ist das, was dir am Freitagabend die Antwort auf die Frage des Eigentümers gibt, ohne dass du suchen musst.
Was auf die Checkliste gehört
Ich denke in den Phasen, die ein Objekt durchläuft:
- Objektunterlagen: Grundbuchauszug, Energieausweis, Grundsteuerbescheid, Altlasten- und Baulastenauskunft und alles, was die Objektart braucht.
- Aufbereitung: Fotos, Grundrisse, Exposétext.
- Freigabe: Hat der Eigentümer das Exposé freigegeben? Ist das Objekt veröffentlicht?
- Notarvorbereitung: Liegen alle Angaben von Käufer und Verkäufer vor?
- Rechnung: Ist die Provision abgerechnet?
Welche Unterlagen du brauchst, hängt von der Objektart ab. Eine Eigentumswohnung braucht andere als ein Mehrfamilienhaus oder ein Grundstück.
Auf einen Blick, nicht auf den zweiten
Eine Checkliste hilft nur, wenn du sie in Sekunden lesen kannst. Grüner Haken: erledigt. Rotes Kreuz: fehlt. Dazu ein Wert für „angefordert" und einer für „wird nicht gebraucht". Mehr brauchst du nicht. Wenn alles grün ist, weißt du: Ich kann arbeiten.
Die beste Checkliste pflegt sich selbst
Eine Checkliste, die du von Hand pflegen musst, wird irgendwann nicht mehr gepflegt. Deshalb sollte sie sich so weit wie möglich selbst ausfüllen. Zum Beispiel: Der Eigentümer lädt eine Unterlage über ein Formular hoch, die Datei landet direkt im CRM, und der passende Haken wird grün. Ohne dass du etwas tun musst.
Das geht in onOffice und in Propstack. Wie genau, hängt von deinem Setup ab. In onOffice kann dafür ein Formular-Zusatztool wie Propform sinnvoll sein.
Mach den Test
Öffne ein Objekt in der Vermarktung. Siehst du in 30 Sekunden, welche Unterlagen fehlen? Wenn nicht, ist die Checkliste dein bester Startpunkt. Mehr dazu im 30-Sekunden-Test. Wie das bei dir aussehen kann, schauen wir uns im kostenlosen CRM-Check an.