Referenz · Propstack
Living Immo: Vom Automatisierungs-Wildwuchs zu einem Propstack-Prozess für 25 Leute
Living Immo aus Passau arbeitet mit rund 25 Leuten an elf Standorten, von Passau bis Berlin und Bremen. Automatisierungen gab es schon viele, aber keiner wusste mehr, was was auslöst. Wir haben aufgeräumt, einen neuen Prozess von der Akquise bis zur Vermietung gebaut und das ganze Team mit SOPs, Lernvideos und Schulungen mitgenommen.
Living Immo · Passau · Propstack · Website von Living Immo
Ausgangslage
- ✓Ein schnell wachsendes Team an vielen Standorten.
- ✓Jeder Standort, jeder Makler mit eigener Arbeitsweise.
- ✓Viele Automatisierungen, aber Wildwuchs: Keiner wusste mehr, was was auslöst.
Was wir umgesetzt haben
- ✓Ein durchgehender Prozess von der Akquise bis zur Übergabe.
- ✓Anfragen, Exposé, Feedback und Besichtigungen automatisiert.
- ✓Alte Automatisierungen abgeschaltet, neuer Prozess für Verkauf und Vermietung.
- ✓Standard Operating Procedures, Lernvideos und Schulungen für das ganze Team.
Ergebnis
- ✓Ein gemeinsamer Standard für rund 25 Leute an elf Standorten.
- ✓Jede Anfrage durchläuft denselben sauberen Ablauf, egal an welchem Standort.
- ✓Neue Kollegen finden sich schnell zurecht, weil der Prozess im System steht.
Das Büro
Living Immo ist ein Maklerunternehmen mit Sitz in Passau, gegründet von Tobias Sachse. Rund 25 Leute arbeiten an elf Standorten, unter anderem in Passau, Regensburg, Nürnberg, Heidelberg, Mannheim, Darmstadt, Kassel, Berlin und Bremen. Der Anspruch: „Persönlicher – moderner – besser vernetzt.“
Ausgangslage: Wachstum braucht einen Standard
Je mehr Standorte und je mehr Makler, desto größer die Gefahr, dass jeder anders arbeitet. Bei einem Einzelmakler fällt das kaum auf. Bei 25 Leuten entscheidet es darüber, ob ein Interessent in Berlin denselben Service bekommt wie in Passau.
Dazu kam ein besonderes Problem: Living Immo hatte schon sehr viel automatisiert. Aber über die Zeit war Wildwuchs entstanden. Am Ende wusste keiner mehr genau, was welche Automatisierung auslöst und was wann passiert. Mehr Automatisierung hatte nicht zu mehr Klarheit geführt, sondern zu weniger.
Was wir umgesetzt haben
Wir haben aufgeräumt: einen komplett neuen Prozess gebaut, die alten Automatisierungen abgeschaltet und so für Klarheit im ganzen Team gesorgt. Der neue Prozess besteht aus klaren Strecken, die ineinandergreifen:
- ✓Akquise: Neue Eigentümer-Leads laufen durch feste Kontaktversuche, danach über Bewertungstermin und Präsentation bis zum Auftrag.
- ✓Aufbereitung: Eigentümer laden Unterlagen hoch, Lagetexte und Karten entstehen über AreaButler, und der Eigentümer gibt das Exposé digital frei oder meldet Änderungswünsche.
- ✓Anfragen: Kontakt und Vorgang werden automatisch angelegt, fehlende Kontaktdaten angefragt und das Exposé verschickt. Bei reservierten Objekten gibt es sofort eine ehrliche Info.
- ✓Nachfassen: Wird das Exposé nicht geöffnet, erinnert das System den Interessenten und später den Betreuer. Wer sich nicht meldet, wird nicht vergessen, sondern sauber abgeschlossen.
- ✓Feedback: Interessenten sagen per Klick, ob sie besichtigen wollen, Beratung brauchen oder ob es nicht passt. Jede Antwort löst den passenden nächsten Schritt aus, bei einer Absage inklusive Suchprofil.
- ✓Besichtigung und Unterlagen: Nach positivem Feedback zur Besichtigung gehen die Objektunterlagen automatisch raus.
- ✓Abwicklung und Vermietung: Eigene Phasen bis zur Übergabe, für Mietobjekte ein eigener Ablauf bis zum Mietvertrag.
Das ganze Team mitnehmen
Ein neuer Prozess hilft nur, wenn alle ihn kennen. Deshalb haben wir für Living Immo komplette Standard Operating Procedures geschrieben, Lernvideos erstellt und mehrere Schulungen gegeben. So weiß das gesamte Team an allen Standorten, wie es läuft, und neue Kollegen können sich selbst einarbeiten.
Mehr als Verkauf
Auch die interne Arbeit läuft über Propstack: Aufgaben sind nach Bereichen organisiert, von Vermarktung und Vertrieb über Marketing und Buchhaltung bis zu Onboarding und Recruiting. So hat jedes Team seinen festen Platz im System.
Das Ergebnis
Living Immo hat heute einen gemeinsamen Standard für alle Standorte, und jeder weiß, was im System wann passiert. Jede Anfrage durchläuft denselben Ablauf, egal ob in Berlin oder Passau. Und neue Kollegen finden sich schnell zurecht, weil der Prozess nicht im Kopf einzelner steckt, sondern im System.
Was andere Makler daraus mitnehmen können
- ✓Wer wächst, braucht einen Standard. Sonst bekommt jeder Kunde einen anderen Service, je nachdem, an wen er gerät.
- ✓Mehr Automatisierung ist nicht automatisch besser. Wenn keiner mehr weiß, was was auslöst, hilft nur Aufräumen und neu bauen.
- ✓Ein Prozess braucht Dokumentation: SOPs und Lernvideos machen ihn für alle verständlich, auch für neue Kollegen.
- ✓Absagen sind Teil des Prozesses. Wer sauber abschließt, statt Interessenten zu vergessen, bleibt in guter Erinnerung.
- ✓Das CRM ist mehr als Vertrieb. Auch Onboarding, Recruiting und Buchhaltung brauchen einen festen Platz.
Mehr dazu, wie ich Propstack einrichte: Propstack-Beratung · Alle Referenzen
FAQ
Häufige Fragen zu diesem Projekt
Funktioniert ein gemeinsamer Prozess auch über viele Standorte?
Was tun, wenn im CRM schon viel automatisiert, aber unübersichtlich ist?
Lohnt sich das auch für Verkauf und Vermietung?
Geht das auch mit onOffice?
Der nächste Schritt
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