Kurz gesagt: Eine Anfrage von ImmoScout24 oder einem anderen Portal sollte nicht in deinem Postfach landen, sondern direkt in deinem CRM, mit Kontakt, Objekt und einer automatischen Antwort. onOffice macht das über den Anfragenmanager, Propstack über Automatisierungen. Entscheidend ist aber, was danach passiert. Viele Büros automatisieren die Antwort und hören dann auf.
Was mit einer Portalanfrage oft passiert
Die Anfrage kommt als Mail. Jemand liest sie, legt den Kontakt an, sucht das Objekt, schickt das Exposé. Wenn es gut läuft, am selben Tag. Wenn nicht, am Montag.
Jeder dieser Schritte kostet Zeit, und jeder ist eine Stelle, an der etwas liegen bleibt. Bei Anfragen gewinnt oft der, der zuerst und zuverlässig antwortet. Warum Geschwindigkeit und Dranbleiben zählen, steht in Leads für Immobilienmakler.
So läuft es in onOffice
Der Anfragenmanager sitzt unter Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen, Reiter Automatisierung. Dort stellst du ein, was mit einer Portalanfrage passieren soll, Schritt für Schritt:
- welche Postfächer und Portale er überwacht,
- ob er aus einer unbekannten Anfrage automatisch eine neue Adresse anlegt, mit Betreuer und Kontaktart,
- ob er automatisch Suchkriterien anlegt,
- ob eine Bestätigungsmail rausgeht,
- ob das Exposé automatisch verschickt wird, mit welcher Exposé- und welcher E-Mail-Vorlage.
Ein Detail, das viel Ärger spart: Der Anfragenmanager erkennt mögliche Dubletten, zum Beispiel über Telefonnummer und Name. Dann legt er keinen zweiten Kontakt an, sondern stellt die Anfrage zurück und erzeugt eine Aufgabe für dich. Mehr dazu in Dubletten im Makler-CRM.
Jeder dieser Schritte ist ein eigener Schalter. Das heißt auch: Nur weil der Anfragenmanager da ist, beantwortet er noch nichts. „Portalanfragen automatisch beantworten“ musst du bewusst aktivieren. Laut onOffice gehört der Anfragenmanager zum Paket all-in, mehr dazu in onOffice Versionen und API.
So läuft es in Propstack
Auf der Preisseite nennt Propstack es Anfragenmanager, enthalten im Standard-Paket. In der Oberfläche findest du keinen Menüpunkt mit diesem Namen. Es läuft über Automatisierungen unter Verwaltung > Unternehmen.
Der Auslöser heißt Neue Portal-Anfrage. Daran hängen typischerweise mehrere kleine Automatisierungen hintereinander: Kontakt anlegen, einen Deal am Objekt anlegen, einen Textbaustein mit dem Exposé verschicken, zum Beispiel im Namen des Objekt-Betreuers. So steht die Anfrage sofort in der richtigen Deal-Phase, und die Antwort ist raus.
Die Portale selbst verbindest du unter Verwaltung > Schnittstellen > Portale. ImmoScout24 hat dort eine eigene Anbindung, die übrigen Portale laufen über FTP. Ob ein Objekt an die Portale geht, hängt am Objekt-Status: Je Status legst du fest, ob er zu den Portalen übertragen wird.
Was nach der Anfrage passieren sollte
Hier entscheidet sich, ob dein CRM arbeitet oder nur sortiert:
- Sofort: Antwort mit Exposé oder dem nächsten Schritt, zum Beispiel einer Frage zur Finanzierung.
- Nach ein paar Tagen: Nachfassen, ob der Interessent besichtigen möchte. Am besten so, dass er per Klick antworten kann. Wie das geht, steht in Exposé-Feedback automatisieren.
- Je nach Antwort: Terminvorschläge, eine Aufgabe für dich bei Fragen, eine freundliche Absage mit neuen Angeboten.
- Wenn nichts kommt: Noch einmal nachfassen, dann sauber abschließen.
Jeder dieser Schritte braucht eine Vorlage. Welche, steht in Textbausteine und E-Mail-Vorlagen.
Die häufigsten Stolpersteine
- Doppelte Kontakte: Derselbe Interessent fragt über zwei Portale an und steht zweimal im System.
- Antwort ohne nächsten Schritt: Das Exposé geht raus, danach passiert nichts.
- Anfragen außerhalb des CRM: Einzelne Anfragen werden im Postfach beantwortet und fehlen später in der Historie.
- Zu lange Ketten: Ein Ablauf mit vielen Schritten am Stück bricht, sobald ein Interessent anders reagiert als geplant. Kleine Schritte laufen stabiler.
Häufige Fragen
Können ImmoScout-Anfragen automatisch ins CRM laufen?
Ja. In onOffice über den Anfragenmanager, in Propstack über Automatisierungen mit dem Auslöser „Neue Portal-Anfrage“.
Wo finde ich den Anfragenmanager in onOffice?
Unter Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen, Reiter Automatisierung. Die automatische Antwort auf Portalanfragen musst du dort aktivieren.
Hat Propstack einen Anfragenmanager?
Propstack nennt es auf der Preisseite so. In der Oberfläche läuft es über Automatisierungen, die auf eine neue Portal-Anfrage reagieren.
Brauche ich dafür ein Zusatztool?
Für die Anfrage selbst in der Regel nicht. Für Formulare, über die Interessenten Feedback geben, kann ein Zusatztool nötig sein. In onOffice geht ein einfaches Objektfeedback mit Bordmitteln, in Propstack brauchst du für Formulare den Formbuilder.
Jede Anfrage verdient einen Ablauf
Die Antwort auf eine Anfrage ist schnell automatisiert. Den Ablauf bis zur Besichtigung und darüber hinaus richte ich mit dir ein, in onOffice oder Propstack.
Im kostenlosen CRM-Check schauen wir 30 Minuten gemeinsam, was in deinem System nach einer Anfrage passiert.
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