Kurz gesagt: Textbausteine und E-Mail-Vorlagen sind die Texte, die dein CRM für dich schreibt. onOffice und Propstack füllen beide Vorlagen mit Platzhaltern, also Anrede, Objektdaten und deinem Namen. Das spart Tipparbeit, aber der eigentliche Wert liegt woanders: Ohne saubere Vorlagen gibt es keine Automatisierung. Jede Mail, die dein System selbst verschickt, braucht eine.
Warum Vorlagen mehr sind als Zeitersparnis
Die meisten Makler denken bei Vorlagen an Bequemlichkeit: einmal schreiben, oft verwenden. Das stimmt, ist aber der kleinere Teil.
Der größere Teil: Eine Vorlage legt fest, was dein Büro sagt. Wenn jeder im Team seine Exposé-Mail selbst formuliert, bekommt jeder Interessent eine andere Version. Mal mit Besichtigungsangebot, mal ohne. Mal mit Anhang, mal mit Link. Das merkt der Kunde, und du merkst es spätestens, wenn du einen Ablauf automatisieren willst.
Denn sobald dein CRM selbst Mails verschickt, nach einer Anfrage, nach dem Exposé, nach dem Notartermin, greift es auf Vorlagen zurück. Sind die Vorlagen unordentlich, ist es die Automatisierung auch.
Drei Begriffe, die du kennen solltest
- E-Mail-Vorlage: Eine fertige Mail mit Betreff, Text und gegebenenfalls Anhängen. Du wählst sie aus, sie füllt sich mit den Daten des Empfängers, fertig.
- Textbaustein: In onOffice ein Textstück, das du in ein Feld einfügst. In Propstack ist „Textbaustein“ der Name für die E-Mail-Vorlage selbst.
- Platzhalter: Die Stellen in der Vorlage, die das System beim Versand ausfüllt. onOffice nennt sie Makros, Propstack nennt sie Variablen.
Die Begriffe unterscheiden sich je nach System. Das Prinzip ist dasselbe.
So sieht es in onOffice aus
Die E-Mail-Vorlagen findest du in der Vorlagenverwaltung unter Bearbeiten > Vorlagen / Dateien, Reiter E-Mail-Vorlagen. Daneben liegen dort auch PDF-Briefvorlagen, PDF-Formulare und Word-Vorlagen. Die Vorlagen lassen sich in Ordnern sortieren und einer Kategorie zuordnen.
Jede Vorlage hat einen Betreff, einen Inhalt und ein Format: Text oder HTML. Unter Anhänge kannst du unter anderem das Exposé mitgeben, als PDF-Exposé oder als Web-Exposé, dazu PDF-Briefe, Formulare und eigene Dateien. Eine Vorschau zeigt dir, wie die Mail beim Empfänger aussieht.
Die Platzhalter heißen in onOffice Makros. Mit „_Briefanrede“ setzt onOffice die passende Anrede ein, mit „_objektnr_extern“ die Objektnummer, mit Benutzermakros deinen Namen. Dieselben Makros funktionieren in E-Mail-Vorlagen, Briefen, Exposés und Word. Für leere Felder gibt es „_ifEmpty“: Ist ein Feld leer, setzt onOffice einen Ersatztext ein. So geht keine Mail mit „Sehr geehrte/r ,“ raus.
Daneben gibt es Textbausteine für Textfelder. Das Symbol sitzt direkt am Feld und öffnet eine Auswahl, sortiert nach Abschnitten wie Lage, Ausstattung, Beschreibung oder WhatsApp-Nachricht.
Spannend wird es im Prozessmanager: Ein Prozessschritt vom Typ E-Mail kann eine vorhandene E-Mail-Vorlage automatisch verschicken, zum Beispiel im Namen des Betreuers. Dann schickt niemand mehr die Mail von Hand ab.
So sieht es in Propstack aus
In Propstack heißen die E-Mail-Vorlagen Textbausteine. Du findest sie unter Verwaltung > Einstellungen > Textbausteine. Propstack beschreibt sie dort selbst als E-Mail-Vorlagen, die du beim Schreiben einer Mail auswählst oder in Automatisierungen verwendest.
Ein Textbaustein hat Betreff, Inhalt, Anhänge und eine Sichtbarkeit: nur für dich, für bestimmte Nutzer oder für alle. Über Variable einfügen setzt du Kontakt-, Objekt- und Nutzerfelder ein. Eine Wenn-Dann-Bedingung gibt es auch hier.
Ein Detail, das viele übersehen: Jeder Textbaustein hat eine E-Mail-Kategorie. In der Kategorie legst du fest, welche Deal-Phase nach dem Absenden folgt und welche Folge-Aktivität entsteht. Die Vorlage ist in Propstack also nicht nur Text, sondern auch ein Signal für den Ablauf.
Für das Aussehen gibt es HTML-Vorlagen unter Verwaltung > Einstellungen > E-Mail-Einstellungen. Sie sind der Rahmen, in den der Textbaustein gesetzt wird. Text und Layout sind also getrennt: Du änderst das Design einmal, und alle Mails sehen gleich aus.
Für mehrere Empfänger gibt es die Massen-Mail. Du startest sie aus der Kontaktliste, aus den Deals oder am Objekt aus den vorgeschlagenen Kontakten. Unter Mailings siehst du danach, wie viele Mails geöffnet, geklickt oder gescheitert sind.
Und auch hier gilt: Richtig stark werden die Vorlagen, wenn eine Automatisierung sie verschickt und nicht du.
Welche Vorlagen jedes Maklerbüro braucht
Eine Faustregel: Für jeden Schritt, der in deinem Ablauf immer wieder gleich passiert, gibt es eine Vorlage. Sortiert nach den fünf Prozessbereichen:
- Akquise: Antwort auf eine Bewertungsanfrage, Terminbestätigung, Nachfassen nach dem Termin.
- Aufbereitung: Unterlagen beim Eigentümer anfordern, Erinnerung an fehlende Unterlagen.
- Vermarktung: Antwort auf eine Portalanfrage, Exposé-Versand, Nachfassen nach dem Exposé, Besichtigungsbestätigung, freundliche Absage.
- Abwicklung: Info an den Eigentümer über ein Angebot, Unterlagen für Finanzierung und Notar.
- After-Sales: Dank nach dem Notartermin, Bitte um Bewertung, Objektgeburtstag.
Das sind keine hundert Vorlagen, sondern eine überschaubare Liste.
Die typischen Fehler
- Jeder hat seine eigenen Vorlagen. Dann gibt es drei Versionen der Exposé-Mail, und keiner weiß, welche die aktuelle ist. Vorlagen gehören dem Büro, nicht dem Mitarbeiter.
- Die Anrede geht schief. „Sehr geehrte/r Damen und Herren Müller“ entsteht, wenn Felder leer oder falsch gepflegt sind. Das Problem liegt dann nicht in der Vorlage, sondern in den Daten.
- Zu viele Vorlagen ohne Ordnung. Wenn du suchen musst, schreibst du am Ende doch selbst. Klare Namen und Ordner nach Prozessbereich helfen.
- Vorlagen ohne Prozess. Eine gute Nachfass-Mail nützt nichts, wenn niemand dran denkt, sie zu verschicken. Erst der Prozess macht aus der Vorlage einen Schritt, der von selbst passiert.
Von der Vorlage zur Automatisierung
Vorlagen sind der erste Schritt, nicht der letzte. Die Reihenfolge, die funktioniert:
- Ablauf klären: Was soll nach einer Anfrage passieren, bis zum Ende?
- Für jeden wiederkehrenden Schritt eine Vorlage schreiben.
- Die Vorlagen an den Prozess hängen, damit das System sie selbst verschickt.
Wer mit Schritt 3 anfängt, baut Automatisierungen, die niemand versteht. Warum das so ist, steht in CRM-Automatisierung in kleinen Schritten.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Textbaustein und E-Mail-Vorlage?
In onOffice ist die E-Mail-Vorlage die fertige Mail, der Textbaustein ein Textstück für ein Feld. In Propstack heißt die E-Mail-Vorlage selbst Textbaustein, das Design kommt über eine HTML-Vorlage dazu.
Kann ich Vorlagen mit Objektdaten füllen lassen?
Ja, in beiden Systemen. onOffice nutzt dafür Makros wie „_Briefanrede“ oder „_objektnr_extern“, Propstack Variablen, die du über „Variable einfügen“ setzt.
Wie viele E-Mail-Vorlagen braucht ein Maklerbüro?
Weniger, als die meisten denken: eine für jeden Schritt, der in deinem Ablauf immer gleich passiert. Wichtiger als die Zahl ist, dass jede Vorlage zu einem Schritt in deinem Ablauf gehört.
Kann das CRM Vorlagen automatisch verschicken?
Ja. In onOffice über einen E-Mail-Schritt im Prozessmanager, in Propstack über eine Automatisierung, die einen Textbaustein versendet. Voraussetzung ist ein klarer Ablauf, an dem die Vorlagen hängen.
Dein CRM kann mehr schreiben, als du denkst
Wenn du Vorlagen hast, aber trotzdem jede Mail selbst anfasst, fehlt meistens der Prozess dahinter. Genau das richte ich ein: auf meiner Seite zur onOffice-Beratung und zur Propstack-Beratung siehst du, wie.
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