Kurz gesagt: Dubletten sind doppelte Kontakte im CRM, zum Beispiel derselbe Interessent zweimal mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen. onOffice und Propstack haben beide eine Dublettensuche und können Kontakte zusammenführen. Aufräumen allein reicht aber nicht: Solange nicht klar ist, woher die Dubletten kommen, kommen sie wieder.
Warum Dubletten mehr kosten als Speicherplatz
Ein doppelter Kontakt sieht harmlos aus. Die Folgen sind es nicht:
- Der Kunde bekommt dieselbe Mail zweimal. Oder zwei unterschiedliche, weil an jedem Datensatz ein anderer Stand hängt.
- Die Historie ist zerrissen. Das Telefonat steht am einen Kontakt, die Besichtigung am anderen. Wer ihn anruft, weiß nur die Hälfte.
- Automatisierungen laufen falsch. Ein Prozess fasst nach, obwohl der Interessent längst zugesagt hat, nur eben am anderen Datensatz.
- Deine Zahlen stimmen nicht. Zwei Interessenten, die eigentlich einer sind, verzerren jede Auswertung.
Für automatisierte Abläufe sind saubere Kontakte keine Kür. Sie sind die Voraussetzung.
Wie Dubletten entstehen
- Portalanfragen: Derselbe Interessent fragt über zwei Portale oder mit zwei E-Mail-Adressen an.
- Mehrere Leute pflegen Daten: Jeder legt an, keiner prüft vorher.
- Importe: Eine Excel-Liste oder ein Umzug aus einem alten System, ohne Abgleich.
- Ehepaare und Firmen: Mal als ein Kontakt, mal als zwei, je nachdem, wer gerade tippt.
Dubletten in onOffice
In onOffice findest du die Dublettenprüfung unter Aktionen > Adress-Aktionen. Über das Zahnrad legst du fest, wonach gesucht wird: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefonnummern, Straße und Ort lassen sich einzeln an- und abwählen. Außerdem kannst du archivierte oder inaktive Datensätze ausblenden. In der Adressliste gibt es zusätzlich den Eintrag „Dubletten bereinigen“.
Ein Punkt, den onOffice in seiner Hilfe ausdrücklich betont: Beim Zusammenfassen werden die Daten sofort übertragen, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Also erst genau prüfen, welcher Datensatz bleibt, dann zusammenführen.
Besonders nützlich: Auch der Anfragenmanager achtet auf Dubletten. Erkennt er bei einer Portalanfrage eine mögliche Dublette, zum Beispiel über Telefonnummer und Name, stellt er die Anfrage zurück und legt dir eine Aufgabe an, statt einen zweiten Kontakt zu erzeugen. Mehr dazu in ImmoScout-Anfragen im CRM.
Dubletten in Propstack
In Propstack findest du die Dublettensuche in der Kontaktliste über das Menü unter Dubletten. Gesucht wird nach den Feldern, die du auswählst: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon und Anschrift. Gefundene Treffer führst du dort direkt über Dubletten zusammenführen zusammen.
Der Abgleich über Telefon oder Anschrift hilft gerade dann, wenn jemand mit verschiedenen E-Mail-Adressen anfragt. Die Suche nur über den Namen findet solche Fälle oft nicht, oder sie findet zu viele.
Aufräumen ist der kleinere Teil
Einmal alle Dubletten zusammenzuführen ist eine Fleißarbeit von ein paar Stunden. Der eigentliche Hebel ist, dass keine neuen entstehen. Drei Regeln, die dabei helfen:
- Eine Stelle, an der Kontakte entstehen. Anfragen laufen über einen festen Weg ins CRM, nicht über fünf Postfächer.
- Erst suchen, dann anlegen. Klingt banal, ist aber die Regel, die im Alltag am häufigsten fehlt.
- Regelmäßig prüfen. Eine kurze Dublettenprüfung einmal im Monat ist schneller als ein großes Aufräumen einmal im Jahr.
Wer saubere Daten will, braucht keinen Datenpflege-Marathon, sondern einen Ablauf. Das Prinzip steht in CRM als Herzstück deines Maklerbüros.
Häufige Fragen
Was ist eine Dublette im CRM?
Ein Kontakt, der mehr als einmal im System steht, zum Beispiel mit einer anderen E-Mail-Adresse oder einer anderen Schreibweise des Namens.
Wo finde ich die Dublettenprüfung in onOffice?
Unter Aktionen > Adress-Aktionen > Dublettenprüfung. Über das Zahnrad stellst du ein, nach welchen Feldern gesucht wird.
Kann ich das Zusammenfassen in onOffice rückgängig machen?
Nein. onOffice weist darauf hin, dass die Übertragung sofort passiert und sich nicht zurücknehmen lässt.
Wo finde ich Dubletten in Propstack?
In der Kontaktliste über das Menü unter Dubletten. Dort wählst du die Felder für die Suche und führst Treffer zusammen.
Wie oft sollte ich nach Dubletten suchen?
Lieber regelmäßig und kurz als selten und lang. Einmal im Monat ist für die meisten kleinen Büros ein guter Takt.
Saubere Daten, damit dein CRM arbeiten kann
Dubletten sind oft das Erste, was eine Automatisierung ausbremst. Wie ich Prozesse und Daten zusammen aufräume, steht auf meiner Seite zur onOffice-Beratung und zur Propstack-Beratung.
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