Kurz gesagt: Propstack kann einen Prozess von der Anfrage bis zum After-Sales durchgehend abbilden. In den meisten Shops, die ich sehe, wird davon nur ein kleiner Teil genutzt: Anfragen werden automatisch beantwortet, dazu gibt es Mails zum Geburtstag und zum Objektgeburtstag. Alles dazwischen läuft von Hand. Das liegt selten an Propstack, sondern daran, dass der Ablauf nie von Anfang bis Ende durchdacht wurde.
Damit du weißt, wo ich stehe
Ich richte Propstack und onOffice für Makler ein, sonst nichts. Ich bin unabhängig und bekomme von keinem Anbieter Provision. Meine Erfahrungen kommen also nicht aus einer Demo, sondern aus echten Shops, in die ich reinschaue und die ich umbaue.
Was Propstack gut kann
Propstack denkt vom Deal aus, also von der einzelnen Anfrage eines Interessenten zu einem Objekt, die durch verschiedene Phasen läuft. Die Automatisierungen liegen an einem zentralen Ort, im Workflow Builder, und die Oberfläche ist aufgeräumt.
Im Alltag heißt das: Mit Propstack kannst du einen Prozess von der ersten Anfrage bis nach dem Notartermin durchgehend abbilden. Das System kann Mails verschicken, Aufgaben anlegen, Deals weiterschieben, auf Feedback reagieren und nachfassen, ohne dass du daran denken musst.
Was ich in fast jedem Propstack sehe
Wenn ich in einen fremden Propstack-Shop schaue, sieht es fast immer gleich aus:
- Die Anfrage wird automatisch beantwortet. Das läuft über eine Automatisierung.
- Es gibt die Klassiker: die Mail zum Geburtstag, die Mail zum Objektgeburtstag.
- Und dann hört es auf. Nachfassen, Besichtigung, Eigentümer-Update: alles von Hand.
Viele Makler sind trotzdem überzeugt, ihr System läuft automatisiert. Tut es nicht. Es beantwortet Anfragen und gratuliert. Die meisten wissen gar nicht, was ihr Propstack eigentlich kann.
Der häufigste Fehler: Abläufe in Teilstücken
Fast jeder Shop, den ich sehe, ist Stück für Stück gewachsen. „Hier wäre eine Mail cool.“ „Da bräuchte ich eine Aufgabe.“ Jedes Stück ist für sich sinnvoll. Aber niemand hat den Ablauf einmal von Anfang bis Ende durchgedacht.
Die Folgen:
- zu viele Aufgaben, sodass keine mehr ernst genommen wird,
- zu viele Entscheidungen, bei denen du klicken musst, ob es weitergeht,
- Mails, die kein Mensch braucht,
- und Automatisierungen, die still liegen bleiben, ohne dass es jemand merkt. Dafür gibt es eine Einstellung, die dich warnt: So merkst du es rechtzeitig.
Das ist kein Vorwurf. Makler sind keine Techniker und sollen es auch nicht sein. Mehr dazu in Propstack Automatisierungen: Was sie können und warum sie oft nur Anfragen beantworten.
Besen, Staubsauger oder Roboter?
Ich erkläre den Unterschied gern mit Hausputz. Die meisten Büros arbeiten mit dem Besen: alles selbst, alles im Kopf. Mit dem Staubsauger legt dir Propstack Aufgaben an, aber du machst es noch selbst. Mit dem Roboter erledigt Propstack es selbst, weil es alle Informationen dazu hat.
Das beste Beispiel ist die Zeit nach dem Exposé. Statt jedem Interessenten hinterherzutelefonieren, gibt er per Klick Feedback, und Propstack reagiert: Terminvorschläge, freundliche Absage oder Nachfassen. Du rufst nur noch an, wenn jemand wirklich Fragen hat. Wie das aussieht, steht in Exposé-Feedback automatisieren.
Worauf du achten solltest
- Formulare: Für Feedback- und Eigentümer-Formulare brauchst du den Formbuilder. Der ist ein Zusatztool. Mehr dazu in Was kostet Propstack wirklich?
- Schnell aufgesetzt ist nicht fertig: Propstack läuft schnell. Ob es deinen Ablauf abbildet, ist eine andere Frage.
- Fehler sichtbar machen: Richte ein, dass du eine Mail bekommst, wenn eine Automatisierung nicht auslöst.
Mein Fazit
Propstack ist ein starkes Werkzeug, wenn der Prozess vorher steht. Ohne durchdachten Ablauf beantwortet es Anfragen und sonst wenig. Mit durchdachtem Ablauf nimmt es dir einen großen Teil deiner Routinearbeit ab.
Bevor du über einen Wechsel nachdenkst, lies Propstack-Alternative: Wann onOffice passt und wann das Problem nicht Propstack ist. Wie ich Propstack für Makler einrichte, steht auf meiner Seite zur Propstack-Beratung.
Im kostenlosen CRM-Check schauen wir 30 Minuten gemeinsam in deinen Propstack und finden die Stellen, an denen er mehr kann.