Kurz gesagt: Ich habe in onOffice und Propstack dieselben Prozesse gebaut. Der Weg ist unterschiedlich, das Ergebnis meistens gleich. Die beiden unterscheiden sich in den letzten paar Prozent. Wichtiger als die Frage nach dem System sind drei andere, in genau dieser Reihenfolge: Wie sieht mein Prozess aus? Kann das System ihn selbstständig abbilden? Wird mein Team damit arbeiten?
„Andy, mal ehrlich: onOffice oder Propstack?" Die Frage höre ich in fast jedem Erstgespräch. Meine Antwort ist erst mal enttäuschend: Es kommt ein bisschen darauf an, was du möchtest. Und es ist nicht die wichtigste Frage.
Damit du weißt, wo ich stehe: Meine Kunden arbeiten ausschließlich mit onOffice und Propstack. Ich bin unabhängig und bekomme von keinem Anbieter Provision. Mir ist egal, für welches System du dich entscheidest. Zu anderen Systemen habe ich keine Projekterfahrung, deshalb sage ich dazu auch nichts.
Wie eine CRM-Auswahl normalerweise abläuft
Irgendwann ist der Frust groß genug. Das System fühlt sich langsam an, umständlich, unübersichtlich. Man hat das Gefühl, man arbeitet für das CRM statt umgekehrt.
Also fragt man Kollegen, schaut sich zwei, drei Demos an, legt Funktionslisten nebeneinander und macht Häkchen und Kreuzchen. In der Demo läuft dann alles wunderbar: Anfrage kommt rein, Exposé geht raus, Feedback wird abgefragt, Besichtigung wird gebucht. Und du denkst: Genau das will ich auch.
Was du in dem Moment nicht siehst: In der Demo läuft ein Prozess, den jemand vorher sauber gebaut hat. Du kaufst in der Demo nicht die Software, du kaufst das Gefühl eines fertigen Prozesses. Das ist völlig in Ordnung. Nur bekommst du diesen Prozess mit dem Vertrag selten mitgeliefert.
Frage 1: Wie sieht mein Prozess aus?
Bevor du irgendeine Demo buchst, schreib auf, wie dein Geschäft läuft. Nicht wie es laufen sollte, sondern wie es wirklich Tag für Tag läuft. Ich teile das immer in fünf Bereiche: Akquise, Aufbereitung, Vermarktung, Abwicklung, Aftersales.
Für jeden Bereich fragst du dich:
- Was passiert hier?
- Was löst den nächsten Schritt aus?
- Welche Mails gehen raus, welche Telefonate müssen geführt werden?
- Welche Unterlagen brauche ich?
- Wer in meinem Büro macht was?
Daraus wird eine Prozesslandkarte. Ohne sie ist jede CRM-Auswahl Bauchgefühl. Mit ihr hast du einen Maßstab. Wie die fünf Bereiche aussehen, steht in Die fünf Prozessbereiche im Maklerbüro.
Frage 2: Kann das System meinen Prozess selbstständig abbilden?
Jetzt, und erst jetzt, schaust du dir Systeme an. Frag dabei nicht „Hat es Funktion XY?", sondern: Kann es auf Zustände reagieren? Wenn der Interessent positives Feedback gibt, passiert dann automatisch der nächste Schritt?
Ich schaue mir immer drei Dinge an:
- Automatisierung: Kann das System ohne dich reagieren, am besten in vielen kleinen Schritten?
- Formulare: Können Eigentümer und Interessenten selbst Dinge ins System geben, ohne dass du sie abtippst?
- Anbindungen: Kommen Portale, Website und die Tools mit, die du im Alltag wirklich nutzt? Oder gibt es einen guten Ersatz?
Mein wichtigster Tipp für jede Demo: Bring deinen eigenen Fall mit, nicht den Showcase des Anbieters. Sag: „Zeig mir, was bei mir passiert, wenn Freitagabend eine Portalanfrage reinkommt und der Interessent sich bis Dienstag nicht meldet." Dann merkst du ganz schnell, wie das System denkt.
Frage 3: Wird mein Team damit arbeiten?
Wenn du mit mehreren Leuten im Büro arbeitest, bringt dir das beste System nichts, wenn es keiner pflegt. Dein CRM muss die eine Wahrheit sein, und das klappt nur, wenn alle damit arbeiten. Oder zumindest nicht dagegen.
Frag dich: Wie übersichtlich ist es? Findet sich jemand zurecht, der nicht jeden Tag drin ist? Und denk dran: Je mehr das System automatisch macht, desto weniger muss dein Team überhaupt anfassen. Das ist der größte Hebel für Akzeptanz.
Und was heißt das für onOffice und Propstack?
Die beiden haben eine unterschiedliche Denkweise:
- onOffice ist breit aufgestellt, denkt stark in Aktivitäten und hat viele Module, die sich über den Prozessmanager verbinden lassen. Du kannst sehr viel individualisieren. Das ist eine Stärke. Deshalb brauchst du aber auch eine klare Struktur, damit du den Überblick behältst.
- Propstack denkt stark vom Deal aus, also von der einzelnen Anfrage zu einem Objekt, die durch verschiedene Deal-Phasen läuft. Die Automatisierungen liegen an einem zentralen Ort, die Oberfläche ist sehr aufgeräumt.
Welche Denkweise besser zu dir passt, hängt von deinem Prozess ab. Und damit sind wir wieder bei Frage 1. Einen ausführlichen Vergleich findest du in meinem CRM-Vergleich onOffice vs. Propstack.
Bevor du wechselst
Die meisten Systeme, die ich sehe, werden nur zu einem kleinen Teil genutzt. Bevor du über einen Wechsel nachdenkst: Reize aus, was du hast. Warum ein Wechsel aus Frust meistens schiefgeht und wie du das prüfst, steht in CRM wechseln als Makler: Lohnt sich das wirklich?
Diesen Artikel gibt es auch zum Hören: Folge 2 des CRM PRAXIS Podcasts.