Andreas Borck: Andy sagt mal ehrlich, onOffice oder Propstack? Diese Frage bekomme ich fast in jedem einzelnen Erstgespräch gestellt. Die Antwort ist darauf echt enttäuschend. Und zwar ist es A, es kommt ein bisschen drauf an, was du möchtest, und ist aber gar nicht die richtige und die wichtigste Frage. Warum das so ist und welche Frage du dir stattdessen stellen solltest, darum geht es heute.
Willkommen zur zweiten Folge. Wenn du die erste noch nicht gehört hast, mach das doch gerne einfach vorher. Da leg ich so ein bisschen das Fundament, warum das CRM so ein wichtiges Tool für dich ist. Aber ich bin mir ganz sicher, du kommst auch so mit. Und heute geht es mir die Frage, wie finde ich das richtige CRM, wie findest du das richtige CRM?
Egal ob du gerade zum ersten Mal eins suchst oder überlegst zu wechseln. Nach dieser Folge weißt du im besten Falle drei Dinge. Warum die meisten Makler bei der Auswahl mit dem falschen Schritt anfangen, welche drei Fragen wirklich entscheiden und woran du erkennst, ob du wechseln solltest oder ob dein jetziges System mehr kann als du denkst und es nur nicht richtig eingerichtet ist. Ganz kurz vorweg, damit du weißt, wo ich stehe. Ich arbeite ausschließlich mit onOffice und Propstack zusammen.
Also das sind meine Kunden. Meine Kunden benutzen onOffice und Propstack. Das Ganze schon seit über drei Jahren. Ich bin dabei komplett unabhängig. Mir ist egal für welches System du dich entscheidest und welches System ich für dich einrichten soll.
Ich kann dir aus all meinen Projekten sagen, wie es sich in der Praxis anfühlt und bei anderen Systemen, sage ich dir ganz ehrlich, habe ich keine Projekterfahrung. So, los geht's. Wie läuft ein CRM-Auswahl normalerweise ab? Das Muster ist eigentlich immer gleich. Irgendwann ist der Frust so groß, groß genug, dass das System sich langsam anfühlt, umständlich unübersichtlich ist.
Man hat so bisschen das Gefühl, man arbeitet für das CRM als umgekehrt. Also fängt man als Makler an zu suchen. Man fragt Kollegen, was die nutzen. Man guckt sich zwei drei Demos an. Man legt Listen nebeneinander, die Funktionen abbilden und macht Häkchen und Kreuzchen, wo es passt und wo nicht.
Man vergleicht Preise und sitzt nachher in der Demo. In der Demo läuft meist noch alles wunderbar. Anfrage kommt rein, Exposé geht raus. Feedback wird abgefragt, Besichtigung wird gebucht. Und man denkt sich dann immer, genau das will ich auch.
Was man in dem Moment halt nicht sieht, in der Demo läuft ein Prozess, den jemand vorher sauber gebaut hat. Du kaufst in der Demo nicht die Software, du kaufst das Gefühl eines fertigen Prozesses. Und das ist auch vollkommen in Ordnung. Nur bekommst du den eben mit dem Vertrag und mit der Auslieferung der Software selten mitgeliefert. Also was ist so ein Problem, was dann passiert?
Man überlegt den Wechsel, weil die Unzufriedenheit mit dem einen CRM da ist, aber das kommt gar nicht vom CRM selber. Die Unzufriedenheit kommt davon, dass nie jemand festgelegt hat, was im CRM eigentlich passieren soll. Wann ist ein Objekt bereit für die Vermarktung? Was passiert, wenn ein Interessent kein Feedback gibt? Wer kümmert sich den Eigentümer, wenn das Objekt drei Wochen online ist und nichts passiert?
Wenn das alles nicht klar ist, dann fühlt sich nachher jedes System umständlicher. Weil du in jedem System alles von Hand machst. Und jetzt kommt der Satz, der den meisten einfach weh tut. Neues CRM, alter Prozess, ist dasselbe Chaos, nur in einer anderen Farbe. Ich sage es mit meinem Lieblingsbild.
Ich denke da mal an Akkuschrauber. Ob ich jetzt einen Bosch oder einen Makita Akkuschrauber nehme, ist relativ egal. Am Ende ist die Schraube in der Wand. Und das ist ja das Wichtige. Wenn du am Anfang gar nicht weißt, was will ich mit der Schraube überhaupt und wo soll sie hin?
Dann hilft dir auch der beste Akkuschrauber nicht. Was man nicht verkennen darf, ein Wechsel von einem CRM-System zum anderen ist nicht umsonst. Klar, wir reden über Lizenzkosten, reden über Wechselgebühren, aber das meine ich gar nicht. Du musst deine Daten umziehen. Kontakte, Objekte, Aktivitäten, Historien.
Alles, was im alten System schon vorhanden ist, im Zweifel unsauber vorhanden ist, ziehst du sogar mit Das heißt, das neue System bekommt die alten Daten. Du musst Schnittstellen neu aufsetzen, Portale, Website, Terminbuchung, Telefonie. Dein ganzes Team muss neu lernen, wie es das CRM zu nutzen hat. Das darf und muss nicht sein. In der Übergangszeit laufen Vermarktungen, weiter Anfragen warten nicht, bis du fertig umgezogen bist.
Dann gibt es aber auch noch die Kosten, die man nicht sieht. Monate, in denen man mehr mit dem System beschäftigt ist, als mit deinen Kunden. Das ganze heißt nicht, und das sage ich ganz deutlich, dass man nie wechseln sollte. Das heißt nur ein Wechsel muss sich lohnen. Das kannst du aber erst beurteilen, wenn du weißt, was dein System kann und es ausgereizt hast.
Die drei Fragen, die wirklich entscheiden, sind im Prinzip ganz einfach. Wie gehst du vor? Anstatt Funktionslisten zu vergleichen, musst du dir diese drei Fragen stellen und zwar meiner Meinung nach in genau dieser Reihenfolge. Frage 1. Wie sieht mein Prozess aus?
Bevor du irgendeine Demo buchst, schreibst du bitte auf, wie dein Geschäft läuft. Nicht perfekt wie es laufen sollte, sondern wie es wirklich Tag für Tag läuft. Einfach und ehrlich. Ich nehme dazu immer fünf Bereiche. Akquise, Aufbereitung, Vermarktung, Abwicklung, Aftersales.
Für jede Station fragst du dich selber, was passiert hier? Was löst den nächsten Schritt aus? Welche Mails gehen raus? Welche Telefonate müssen geführt werden? Welche Unterlagen brauche ich?
Wer macht in meinem Büro was? Das Ganze wird eine Prozesslandkarte. Ohne Prozesslandkarte ist jede CRM-Auswahl Bauchgefühl. Mit der Prozesslandkarte hast du einen Maßstab. Die zweite Frage, die du stellen musst.
Kann das System abbilden, wie mein Prozess läuft? Und zwar möglichst selbstständig. Jetzt und erst wirklich jetzt schaust du dir Systeme an. Du fragst dann bitte nicht, hat es die Funktion XYZ, sondern du fragst, kann es auf Zustände reagieren? Also, wenn der Interessent positives Feedback gibt, passiert dann automatisch der nächste Schritt.
Wie wird das Ganze abgebildet? Ich schaue mir dann immer drei Dinge an. Erstens, Automatisierung. Kann das System ohne mich als Makler reagieren? Und zwar im besten Falle in vielen kleinen Schritten.
Zweitens Formulare. Können meine Kundeneigentümer, Interessenten selbst Dinge ins System geben, ohne dass ich sie abtippe? Und drittens die Anbindungen. Kommen die Portale mit? Kann meine Website mit?
Können die Tools, die ich im Alltag wirklich nutze, sauber integriert werden? Oder gibt es dafür einen guten Ersatz? Der wichtigste Tipp für jede Demo, du machst? Bring deinen eigenen Fall mit, nicht den Showcase des Anbieters. Sag, zeig mir bitte was bei mir passiert, wenn am Freitagabend eine Portal Anfrage reinkommt und der Interessent sich bis Dienstag nicht meldet.
Und dann merkst du ganz ganz schnell, wie das System denkt. Die dritte Frage, die du stellen musst, ist, wird mein Team es nutzen? Wenn du mit mehreren Leuten im Büro arbeitest, bringt es dir überhaupt nichts, wenn du das System wechselst, was nachher keiner pflegt, weil er es nicht mag oder versteht. Und denkt dran, was ich in der ersten Folge gesagt habe. Das CRM muss die eine Wahrheit sein.
Das klappt nur, wenn jeder im Büro gerne damit arbeitet. Oder zumindest mal nicht dagegen arbeitet. Also, wie übersichtlich ist das CRM? Findet sich jemand zu Recht, der nicht jeden Tag da drin ist? Und je mehr das System automatisch macht, desto weniger muss dein Team es ja überhaupt anfassen.
Das ist ja der größte Hebel für Akzeptanz. Was das Ganze dann für onOffice und Propstack heißt, ist die Frage vom Anfang. onOffice oder Propstack? Ich muss da ganz ehrlich sein. Ich habe in beiden Systemen dieselben Prozesse gebaut.
Anfragen, Exposé-Feedback, Unterlagenfreigaben. Nachfassen, wenn kein Feedback erfolgt ist, wenn Exposés nicht geöffnet werden. Der Weg ist in den Systemen unterschiedlich. Das Ergebnis ist häufig dasselbe. Die beiden haben eine unterschiedliche Denkweise.
Das kann man nicht anders sagen. onOffice ist breit aufgestellt im Bereich Aktivitäten denken, hat viele Module mit dem Prozessmanager, die man da verbinden kann. Da kannst du sehr viel individualisieren. Das ist eine Stärke. Du brauchst aber genauso deswegen einfach eine klare Struktur, man den Überblick behält.
Propstack zum Beispiel denkt stark vom Deal aus, also von der einzelnen Anfrage zu einem Objekt, die durch verschiedene Dealphasen läuft. Die Automatisierungen liegen an einem zentralen Ort und die Oberfläche ist sehr aufgeräumt. Welche Denkweise nachher besser zu dir passt, hängt von deinem Prozess ab. Und damit sind wir wieder bei der ersten Frage. Wichtig ist mir noch zu sagen, beide Systeme unterscheiden sich unterm Strich in den letzten paar Prozent.
Die Funktionen, die ein Immobilien-CRM braucht, die du als Makler brauchst, bilden beide Systeme ab. Es geht nachher kleine Zusatzwege, es geht nachher die letzten paar Prozent, ob die gehen oder ob die nicht gehen. Der typische Fehler bei der CRM-Auswahl ist ja dieses Wechseln als Befreiungsschlag. Also nach dem Motto, das alte System ist schuld. Und mit dem neuen wird alles besser.
Man zieht dann alles eins zu eins die alten Kontaktarten, 20 Felder die keiner nutzt, Kontaktdubletten nimmt man mit und halbfertige Automatisierung. Nach einem halben Jahr sieht das neue System genauso aus wie das alte und man ist fürchterlich enttäuscht. Deshalb die Regel, bevor du über einen Wechsel nachdenkst, reize aus was du hast. Die meisten Systeme ich sehe, werden nur zu einem kleinen Teil genutzt, das sind 10, 15, 20 Prozent. Und genau daher kommt der Name dieses Podcasts CRM PRAXIS.
Dein CRM kann mehr. Wenn du nach all den Sachen, die ich jetzt hier gesagt habe, immer noch wechseln willst, weil dein Prozess im System wirklich nicht abbildbar ist, weil dein Geschäftsmodell sich geändert hat, weil dein Team gewachsen ist oder weil du einfach das eine System dem anderen vorziehst, dann ist das vollkommen okay, weil du sie mit dem richtigen Maßstab triffst und nicht aus Frust. Aber man muss sich diese Fragen, die ich hier den Raum gestellt habe, vorherstellen, bevor man einfach blindlings aus Aktionismus wechselt. Also ganz kurz zusammengefasst. onOffice oder Propstack ist die falsche Frage.
Die erste Frage, die man sich stellen sollte, immer, wie sieht mein Prozess aus? Die zweite, kann das System, was ich benutze, diesen Prozess selbstständig abbilden? Und die dritte, wird mein Team damit arbeiten? Bevor du wechselst, reize aus was du hast und nutze ein Consulting zu verstehen was kann mein System. Im Zweifel auch gerne, ich biete das ja immer kostenlos an so einen CRM-Check.
Kannst hier bei mir auf der Website buchen, kannst du einfach schauen und wir gucken mal gemeinsam auf dein bestehendes CRM drauf. Aber onOffice oder Propstack, vollkommen egal. Wir schauen zusammen drauf und finden heraus ob das was du willst mit deinem System schon geht. Dafür ist aber wichtig, dass du einmal aufschreibst fünf Dinge, die dich an deinem CRM wirklich nerven. Klassisch einfach runterschreiben, ohne groß nachzudenken.
Dann gehst du jeden Punkt durch und schreibst daneben, ist das vielleicht ein Toolproblem oder ein Prozessproblem. Also liegt es wirklich daran, dass das System etwas nicht kann oder daran, dass im System nie festgelegt wurde, was passieren soll. Und ich würde in den Wette eingehen und lade dich auf ein Bier ein, wenn es anders ist. Mindestens drei von fünf steht am ende prozessproblem und nicht tool problem was ja die gute nachricht ist weil das können wir halt ganz ganz einfach lösen ganz ohne ein neues system zu kaufen mit einem alten system und eine ordentliche einrichtung also wenn du wissen willst was dein CRM schon kann und wo du die zeit verliert buch dir einfach mal kurz diesen CRM check bei mir auf der website sind 30 minuten das schauen wir mal ganz gemeinsam in ein system rein und du bekommst von mir am ende eine einschätzung Ich verlinke das Ganze auch hier irgendwie in den Shownotes, wenn ich herausfinde, wie das geht. Aber ich denke mal, das schaffen wir.
Und verlasse dich jetzt einfach nur mit der kurzen Ankündigung. In zwei Wochen kommt die erste lange Folge, die ich rausbringe. Und ich freue mich da schon riesig drauf. Ich habe sie sogar schon aufgenommen, bin ich ja ehrlich. Ist gerade im Schnitt und in zwei Wochen geht sie dann online.
Mein erster Gast ist in dem Fall Sebastian Schöneburg von Locals Immobilien in Potsdam. Sebastian hat Propstack schon jahrelang benutzt. Und war der Meinung, dass er das zu wenig nutzt. Haben dann die kompletten Verkaufs- und Vermietungsprozesse angepasst und er jetzt gerade aktuell ein Projekt, er 107 Wohnungen mit vierstelligen Anfragezahlen bearbeitet und das Ganze mit ein bis zwei Maklern. Wie das geht und wie wir das gelöst haben, erzähle ich dir in der Folge.
Er erzählt es dir. Er hat nur einen Satz gesagt und den möchte ich heute schon mal sagen, weil ich ihn selber nicht mehr aus dem Kopf kriege. Dein CRM muss ein selbstfahrendes Auto werden. Und den Satz möchte ich dir jetzt erstmal für die nächsten zwei Wochen mitgeben. Deswegen bis in zwei Wochen.
Danke, dass du zugehört hast. Ich freue mich darauf, wenn wir uns irgendwann mal persönlich kennenlernen.
