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Lütt Immobilien: Nach über 25 Jahren der CRM-Wechsel zu onOffice, in zwei Monaten

Lütt Immobilien ist ein etabliertes Familienunternehmen in Kiel mit großer Stammkundschaft. Das Team ist von einem veralteten CRM ohne jede Automatisierung zu onOffice gewechselt. In zwei Monaten haben wir onOffice von null nach ihren Bedürfnissen aufgesetzt, inklusive automatischer Exposé-Freigabe, Notarvorbereitung und Übergabeprotokolle.

Lütt Immobilien · Kiel · onOffice · Website von Lütt Immobilien

01 · Vorher

Ausgangslage

  • ✓Ein veraltetes CRM ohne jede Automatisierung.
  • ✓Ein Systemwechsel mit den typischen Wechselproblemen.
  • ✓Ein Team aus verschiedenen Altersklassen, unterschiedlich offen für Automatisierung.
02 · Umsetzung

Was wir umgesetzt haben

  • ✓onOffice in zwei Monaten von null aufgesetzt, genau nach den Bedürfnissen des Büros.
  • ✓Exposé-Freigabe, Notarvorbereitung und Übergabeprotokolle automatisiert, mit Propform in onOffice.
  • ✓Ideen aus dem Team direkt mit umgesetzt.
03 · Nachher

Ergebnis

  • ✓Ein moderner, automatisierter Ablauf statt eines veralteten Systems.
  • ✓Ein Team von sechs Leuten arbeitet in einem gemeinsamen System.
  • ✓Ein System, das zum hohen Qualitätsanspruch und zum ganzen Team passt.

Das Büro

Lütt Immobilien ist ein etabliertes Maklerbüro in Kiel, seit über 25 Jahren am Markt, mit Präsenz in Preetz, Plön und Malente. Das Familienunternehmen um Geschäftsführerin Astrid Lütt hat eine große Stammkundschaft und einen sehr hohen Qualitätsanspruch. Der Leitsatz: „Erst der Mensch, dann der Makler“.

Zum Team gehören heute sechs Leute, von erfahrenen Maklern bis zur nächsten Generation. Also auch Menschen, die ganz unterschiedlich auf Automatisierung blicken.

Ausgangslage: Raus aus dem alten System

Lütt Immobilien arbeitete mit einem veralteten CRM, ohne jede Automatisierung. Der Wechsel zu onOffice war beschlossen. Und wie bei jedem Systemwechsel gab es die typischen Probleme: Daten, Gewohnheiten, Abläufe, die im neuen System anders funktionieren.

Die eigentliche Herausforderung lag aber woanders: Ein Büro mit großer Stammkundschaft und hohem Qualitätsanspruch kann sich keinen holprigen Übergang leisten. Und ein Team aus verschiedenen Altersklassen muss mit dem neuen System gleichermaßen gut arbeiten können.

Was wir umgesetzt haben

Wir haben onOffice in zwei Monaten von null aufgesetzt, nicht nach Schema F, sondern genau nach den Bedürfnissen des Büros. Dazu gehören Abläufe, die vorher komplett von Hand liefen und heute automatisch passieren:

  • ✓Exposé-Freigabe: Der Eigentümer gibt das Exposé digital frei.
  • ✓Notarvorbereitung: Die nötigen Angaben werden strukturiert eingeholt.
  • ✓Übergabeprotokolle: digital und automatisch abgelegt.

Alle mitnehmen

Ein Team, in dem manche Automatisierung lieben und andere skeptisch sind, braucht Lösungen, die für alle funktionieren. Genau das mussten wir unter einen Hut bringen.

Besonders wertvoll war dabei Ron Lütt aus der nächsten Generation. Er hat selbst viele gute Ideen eingebracht, die wir direkt umgesetzt haben. So ist ein System entstanden, das vom Team mitgestaltet wurde und nicht von außen übergestülpt.

Das Ergebnis

Vom veralteten System ohne Automatisierung zu einem onOffice, das Freigaben, Notarvorbereitung und Übergaben selbst erledigt. Für Ron Lütt ist das ein Riesensprung, und ihm ist klar: onOffice hätte ohne diese Einrichtung bei weitem nicht das gekonnt, was es heute kann.

Was andere Makler daraus mitnehmen können

  • ✓Ein CRM-Wechsel ist die beste Gelegenheit, Abläufe neu zu denken, statt die alten Gewohnheiten nur umzuziehen.
  • ✓Ein neues CRM kann nur so viel, wie eingerichtet ist. Out of the box ist es ein leeres Werkzeug.
  • ✓Ein gemischtes Team braucht Abläufe, die für Skeptiker und Fans gleichermaßen funktionieren.
  • ✓Wer das Team mitgestalten lässt, bekommt ein System, das auch genutzt wird.

„Das ist ein Riesensprung vom alten System aufs neue. onOffice hätte ohne die Einrichtung bei weitem nicht das gekonnt, was es jetzt kann.“

RL
Ron LüttLütt Immobilien, Lütt Immobilien

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FAQ

Häufige Fragen zu diesem Projekt

Lohnt sich ein CRM-Wechsel zu onOffice?
Für Lütt Immobilien war der Wechsel von einem veralteten System ein großer Sprung. Entscheidend war aber nicht der Wechsel allein, sondern die Einrichtung danach.
Wie lange dauert ein CRM-Wechsel mit Einrichtung?
Bei Lütt Immobilien hat die Einrichtung von onOffice zwei Monate gedauert, von null bis zu den automatisierten Abläufen.
Was ist bei einem CRM-Wechsel am wichtigsten?
Die Abläufe neu festzulegen, bevor das neue System eingerichtet wird. Sonst zieht man alte Gewohnheiten nur in ein neues Programm um.
Geht das auch mit Propstack?
Die Abläufe selbst sind unabhängig vom System. Ich richte sie in onOffice und in Propstack ein.

Der nächste Schritt

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