Kurz gesagt: Ein CRM-Wechsel lohnt sich, wenn dein Prozess im alten System wirklich nicht abbildbar ist, dein Geschäftsmodell sich geändert hat oder dein Team gewachsen ist. Er lohnt sich fast nie, wenn er aus Frust passiert. Dann ziehen die alten Probleme einfach mit um. Prüf vorher, ob du ein Tool-Problem hast oder ein Prozess-Problem.
Der Wechsel als Befreiungsschlag
Das Muster ist fast immer gleich: Das alte System ist schuld, mit dem neuen wird alles besser. Also zieht alles eins zu eins um. Die alten Kontaktarten, die 20 Felder, die keiner nutzt, die Dubletten, die halbfertigen Automatisierungen.
Ein halbes Jahr später sieht das neue System genauso aus wie das alte, und man ist fürchterlich enttäuscht. Der Satz, der den meisten weh tut: Neues CRM, alter Prozess: dasselbe Chaos, nur in einer anderen Farbe.
Die Unzufriedenheit kommt nämlich selten vom CRM selbst. Sie kommt davon, dass nie jemand festgelegt hat, was im CRM passieren soll:
- Wann ist ein Objekt bereit für die Vermarktung?
- Was passiert, wenn ein Interessent kein Feedback gibt?
- Wer kümmert sich um den Eigentümer, wenn das Objekt drei Wochen online ist und nichts passiert?
Wenn das nicht klar ist, fühlt sich jedes System umständlich an. Weil du in jedem System alles von Hand machst.
Was ein Wechsel wirklich kostet
Ich meine nicht nur Lizenzkosten oder Wechselgebühren:
- Daten umziehen: Kontakte, Objekte, Aktivitäten, Historien. Was im alten System unsauber ist, ziehst du mit.
- Schnittstellen neu aufsetzen: Portale, Website, Terminbuchung, Telefonie.
- Team neu einlernen: Alle müssen lernen, wie das neue System zu nutzen ist.
- Übergangszeit: Vermarktungen laufen weiter. Anfragen warten nicht, bis du fertig umgezogen bist.
- Die Kosten, die man nicht sieht: Monate, in denen du mehr mit dem System beschäftigt bist als mit deinen Kunden.
Das heißt nicht, dass man nie wechseln sollte. Es heißt nur: Ein Wechsel muss sich lohnen. Und das kannst du erst beurteilen, wenn du weißt, was dein System kann, und es ausgereizt hast.
Der Nerv-Test: Tool-Problem oder Prozess-Problem?
- Schreib fünf Dinge auf, die dich an deinem CRM wirklich nerven. Einfach runterschreiben, ohne groß nachzudenken.
- Schreib neben jeden Punkt: Tool-Problem (das System kann es wirklich nicht) oder Prozess-Problem (es wurde nie festgelegt, was passieren soll).
- Zähl durch.
Ich wette mit dir um ein Bier: Bei mindestens drei von fünf steht am Ende „Prozess-Problem". Und das ist die gute Nachricht. Denn das lässt sich lösen, ganz ohne ein neues System zu kaufen.
Wann ein Wechsel völlig okay ist
Wenn du nach diesem Test immer noch wechseln willst, weil
- dein Prozess im System wirklich nicht abbildbar ist,
- dein Geschäftsmodell sich geändert hat,
- dein Team gewachsen ist,
- oder du das andere System schlicht lieber magst,
dann ist das völlig in Ordnung. Dann triffst du die Entscheidung mit dem richtigen Maßstab und nicht aus Frust. Welche drei Fragen dabei entscheiden, steht in onOffice oder Propstack? Die drei Fragen, die wirklich entscheiden.
Erst ausreizen, dann entscheiden
Die meisten Systeme, die ich sehe, laufen nur mit einem Bruchteil ihrer Möglichkeiten. Genau daher kommt der Name CRM PRAXIS: Dein CRM kann mehr. Wenn du wissen willst, was in deinem steckt, schauen wir im kostenlosen CRM-Check 30 Minuten gemeinsam in dein onOffice oder Propstack.