Kurz gesagt: onOffice kann sehr viel, von der Anfrage bis zum After-Sales. In den meisten Büros, die ich sehe, wird davon nur ein kleiner Teil genutzt: Anfragen werden automatisch beantwortet, dazu gibt es Mails zum Geburtstag und zum Objektgeburtstag. Alles dazwischen läuft von Hand. Das liegt selten an onOffice, sondern daran, dass der Ablauf nie von Anfang bis Ende durchdacht wurde.
Damit du weißt, wo ich stehe
Ich richte onOffice und Propstack für Makler ein, sonst nichts. Ich bin unabhängig und bekomme von keinem Anbieter Provision. Meine Erfahrungen kommen also nicht aus einer Demo, sondern aus echten Büros, in die ich reinschaue und deren System ich umbaue.
Was onOffice gut kann
onOffice ist breit aufgestellt. Es denkt stark in Aktivitäten, also in allem, was mit einem Kontakt und einem Objekt passiert. Viele Module lassen sich über den Prozessmanager verbinden, und du kannst sehr viel individualisieren.
Im Alltag heißt das: Mit onOffice kannst du einen Prozess von der ersten Anfrage bis nach dem Notartermin durchgehend abbilden. Das System kann Mails verschicken, Aufgaben anlegen, auf Feedback reagieren und Interessenten nachfassen, ohne dass du daran denken musst.
Was ich in fast jedem onOffice sehe
Wenn ich in ein fremdes onOffice schaue, sieht es fast immer gleich aus:
- Die Anfrage wird automatisch beantwortet. Das läuft meistens über den Anfragenmanager.
- Es gibt die Klassiker: die Mail zum Geburtstag, die Mail zum Objektgeburtstag.
- Und dann hört es auf. Nachfassen, Besichtigung, Eigentümer-Update: alles von Hand.
Viele Makler sind trotzdem überzeugt, ihr System läuft automatisiert. Tut es nicht. Es beantwortet Anfragen und gratuliert. Die meisten wissen gar nicht, was ihr onOffice eigentlich kann.
Der häufigste Fehler: Prozesse in Teilstücken
Fast jedes onOffice, das ich sehe, ist Stück für Stück gewachsen. „Hier wäre eine Mail cool.“ „Da bräuchte ich eine Aufgabe.“ Jedes Stück ist für sich sinnvoll. Aber niemand hat den Ablauf einmal von Anfang bis Ende durchgedacht.
Die Folgen:
- zu viele Aufgaben, sodass keine mehr ernst genommen wird,
- zu viele Entscheidungen, bei denen du klicken musst, ob es weitergeht,
- Mails, die kein Mensch braucht,
- und ein Prozessmanager, der eingerichtet ist, aber nicht scharf geschaltet.
Das ist kein Vorwurf. Makler sind keine Techniker und sollen es auch nicht sein. Aber es erklärt, warum sich onOffice für viele kompliziert anfühlt. Mehr dazu in onOffice Prozessmanager: Was er kann und warum er in den meisten Büros nicht läuft.
Besen, Staubsauger oder Roboter?
Ich erkläre den Unterschied gern mit Hausputz. Die meisten Büros arbeiten mit dem Besen: alles selbst, alles im Kopf. Mit dem Staubsauger sagt dir onOffice, was zu tun ist, aber du machst es noch selbst. Mit dem Roboter erledigt onOffice es selbst, weil es alle Informationen dazu hat.
Das beste Beispiel ist die Zeit nach dem Exposé. Statt jedem Interessenten hinterherzutelefonieren, gibt er per Klick Feedback, und onOffice reagiert: Terminvorschläge, freundliche Absage oder Nachfassen. Du rufst nur noch an, wenn jemand wirklich Fragen hat. Wie das aussieht, steht in Exposé-Feedback automatisieren.
Worauf du achten solltest
- Die Version: Prozessmanager und Anfragenmanager gehören laut onOffice zu enterprise all-in, nicht zu pro. Mehr dazu in Was kostet onOffice wirklich?
- Formulare: Einfaches Objektfeedback geht mit Bordmitteln über das Immofeedback. Für weitergehende Formulare brauchst du ein Zusatztool, zum Beispiel Propform.
- Struktur: Weil du so viel individualisieren kannst, brauchst du eine klare Struktur. Sonst wächst das System in alle Richtungen.
Mein Fazit
onOffice ist ein starkes Werkzeug, wenn der Prozess vorher steht. Ohne durchdachten Ablauf fühlt es sich an wie ein teures Adressbuch. Mit durchdachtem Ablauf nimmt es dir einen großen Teil deiner Routinearbeit ab.
Bevor du über einen Wechsel nachdenkst, lies onOffice-Alternative: Wann Propstack passt und wann das Problem nicht onOffice ist. Wie ich onOffice für Makler einrichte, steht auf meiner Seite zur onOffice-Beratung.
Im kostenlosen CRM-Check schauen wir 30 Minuten gemeinsam in dein onOffice und finden die Stellen, an denen es mehr kann.