Kurz gesagt: Wenn du eine Alternative zu Flowfact suchst, sind onOffice und Propstack die beiden Systeme, die ich aus der Praxis kenne. Zu Flowfact selbst sage ich dir nichts, weil ich es nicht einrichte. Was ich dir sagen kann: Ein Wechsel lohnt sich nur, wenn du vorher weißt, wie dein Ablauf aussehen soll. Sonst ziehen die alten Probleme mit um.
Damit du weißt, wo ich stehe
Ich richte onOffice und Propstack ein, sonst nichts. Zu Flowfact habe ich keine Projekte, deshalb bewerte ich es hier auch nicht. Ich bin unabhängig und bekomme von keinem Anbieter Provision. Mir ist egal, für welches System du dich entscheidest.
Erst die Frage: Liegt es am System oder am Setup?
Das gilt für jedes CRM, also auch für deins. Bevor du wechselst, schreib fünf Dinge auf, die dich nerven. Notiere daneben, ob das System es wirklich nicht kann oder ob nur nie festgelegt wurde, was passieren soll. Wie das genau geht, steht in CRM wechseln als Makler: Lohnt sich das wirklich?
Wenn die meisten Punkte beim Setup landen, löst ein neues System dein Problem nicht. Dann hilft dir eher ein Gespräch mit jemandem, der dein jetziges System gut kennt.
Wenn der Wechsel feststeht: onOffice oder Propstack?
Beide können einen vollautomatisierten Prozess abbilden, vom Erstkontakt bis zum After-Sales. Ich habe in beiden dieselben Prozesse gebaut. Der Unterschied liegt in der Denkweise:
- onOffice ist breit aufgestellt, denkt stark in Aktivitäten und hat viele Module, die sich über den Prozessmanager verbinden lassen. Du kannst sehr viel individualisieren. Dafür brauchst du eine klare Struktur.
- Propstack denkt vom Deal aus, also von der einzelnen Anfrage zu einem Objekt, die durch verschiedene Phasen läuft. Die Automatisierungen liegen an einem zentralen Ort, die Oberfläche ist sehr aufgeräumt.
Welche Denkweise besser passt, hängt von deinem Ablauf ab. Die drei Fragen, die dabei entscheiden, stehen in onOffice oder Propstack?. Beide nebeneinander findest du im CRM-Vergleich.
Woran du jedes System prüfen kannst
Egal, welches System du dir anschaust, frag nicht „Hat es Funktion XY?“, sondern:
- Automatisierung: Kann das System ohne dich reagieren, am besten in vielen kleinen Schritten?
- Formulare: Können Eigentümer und Interessenten selbst Dinge ins System geben, ohne dass du sie abtippst?
- Anbindungen: Kommen Portale, Website und die Tools mit, die du im Alltag wirklich nutzt?
- Team: Findet sich jemand zurecht, der nicht jeden Tag drin ist?
Und bring zu jeder Demo deinen eigenen Fall mit: „Zeig mir, was passiert, wenn Freitagabend eine Portalanfrage reinkommt und der Interessent sich bis Dienstag nicht meldet.“
Was ein Umzug wirklich kostet
Nicht nur die Lizenz. Rechne auch mit:
- Daten umziehen: Kontakte, Objekte, Historien. Was unsauber ist, ziehst du mit.
- Schnittstellen neu aufsetzen: Portale, Website, Terminbuchung.
- Team neu einlernen.
- Übergangszeit: Anfragen warten nicht, bis du fertig umgezogen bist.
Am besten ziehst du mit einem sauberen Prozess um. Dann wird das neue System von Anfang an so eingerichtet, wie du arbeitest, statt das alte nachzubauen.
Wenn du gerade vor der Entscheidung stehst: Im kostenlosen CRM-Check schauen wir 30 Minuten gemeinsam auf deinen Ablauf und klären, was das neue System können muss.