Andreas Borck: Freitag 20 vor 6, der Eigentümer ruft an. Frag dich, wie sieht es mit meiner Immobilie aus? Also, wer war bei der Besichtigung, wie viele Anfragen haben wir, wie viele Exposés haben wir verschickt? All das musst du nicht im Kopf haben und sind wir ehrlich, hast du vermutlich auch gar nicht. Ist gar nicht böse gemeint, aber das sind Dinge, die musst du gar nicht selber wissen.
Das sollte dein CRM wissen. Damit dein CRM das weiß, müssen wir über die Möglichkeit dafür geben. Und ich möchte dir heute erklären, warum das CRM... Das Herzstück deines Immobilienmaklerbüros ist. Praxis.
Die CRM PRAXIS ist für mich entstanden aus dem Gedanken, dein CRM kann mehr. Das hier ist die allererste Folge und wir starten ganz bewusst mal mit den absoluten Basics. Das heißt, warum ist dein CRM, onOffice, Propstack, Empro, propgen, welches auch immer du hast, das Herzstück deines Unternehmens? Und wenn du kein CRM hast, warum solltest du ganz dringend eins haben? Weil ich sehe immer wieder Makler, die kein CRM haben und das ist tatsächlich so ein Thema, wo ich ein großes Problem mit habe.
Ich glaube wir müssen dahin, dass jeder Makler ein CRM-System nutzt, was man richtig durchautomatisiert. Mir geht es heute erstens darum, dir das zu zeigen, zweitens dir zu sagen, was ein CRM wirklich können muss und drittens woran du erkennst, ob dein CRM heute schon so weit ist, dass es das tun kann, was es tun soll. Schauen wir mal rein. Denke mal, haben jetzt so knappe 20 Minuten vor uns. Ich freue mich, dass du dabei bist.
Und dann starten wir jetzt einfach mal rein. Also los geht's. Woran erkennst du, dass das CRM nicht das Herzstück deines Unternehmens ist? Ich gebe dir mal ein paar Sätze mit und du zählst, wie oft du innerlich nickst. Lass uns hier ehrlich zueinander sein.
Es ist ein Safe Space, es ist ein geschützter Raum, in dem wir uns hier bewegen. Geht einfach darum, dass du für dich selber herausfindest, wo du stehst. These 1 Wenn jemand dich fragt, wo ein Objekt steht, musst du nachdenken oder nachgucken. Du schickst Exposés vielleicht noch händisch raus, du schickst Unterlagen händisch raus, Nachfass-Mails, alles von Hand, alles in deinem Kopf geparkt. Und wenn du, das ist wichtigste Punkt, zwei Wochen krank wärst, könnte niemand in deinem Büro nahtlos weitermachen.
Vielleicht nach zwei Wochen nicht mal du selbst, wenn du zurückkommst. Wenn du jetzt bei zwei oder mehr Sätzen genickt hast, dann herzlich willkommen, du bist in bester Gesellschaft. So sieht es in den meisten Büros aus. Ich erlebe das in so ziemlich jedem Consulting, was ich mache. Und das hinten.
Für mich ist wichtig, dass egal welches CRM du benutzt, all diese Dinge auf dich zutreffen können. Das ist nicht anbietergebunden. Das liegt einfach nur daran, dass du ein CRM hast. Du hast den Porsche vor der Tür stehen, aber du fährst ihn halt im zweiten Gang. Und das darf nicht passieren.
Warum passiert aber sowas? Der wichtigste Satz dieser Folge und vielleicht sogar der gesamten Podcastreihe, die ich hier mache, das Problem ist fast nie das CRM selber. Das Problem ist, dass es keinen klaren Prozess gibt, der nie niedergeschrieben wurde, den du dir vielleicht auch nie klar überlegt hast. Und dadurch kann das CRM das gar nicht abbilden, was es tun soll. Das CRM ist ein Computerprogramm.
Das Computerprogramm kann nur das tun, was du ihm beibringst. Und genau das ist das, worum es geht, für dich den Prozess zu finden und den entsprechend weiterzubauen. Die meisten Makler kaufen aber ein CRM wie ein Werkzeugkoffer. Dann liegt der Koffer meistens im Keller und man holt ab und zu mal einen Schraubenzieher raus, den man regelmäßig braucht. Einen Kreuzschlitz, den braucht man immer mal.
Weil eben nicht klar ist, was man wirklich braucht. Ich sag das gerne so, es mir vollkommen egal, ob du eine Schraube nachher mit einem Bosch oder einem Makita Akkuschrauber in die Wand drehst. Am Ende des Tages ist die Schraube in der Wand. Es ist überhaupt nicht entscheidend, welche Marke der Akkuschrauber hat, welches CRM du benutzt. Die Entscheidung ist zu wissen, was soll wann wie.
Ich vergleiche das immer gerne mit dem Film Casablanca. Egal wie alt du bist, du wirst von dem Film schon mal gehört haben. Und dieser Film ist damals geschnitten worden mit Schere und Tesafilm. So wurde dieser Film auf einer Filmrolle zusammengeschnitten. Und es ist ein Film, den Generationen danach immer noch kennen.
Da steckt keine große Technik hinter. Und da geht es einfach nur darum zu zeigen, wenn man einmal weiß, was man tut und das richtig aufbaut, ist die Technik vollkommen egal. Wenn du also nicht weißt, was nach einer Anfrage passiert, dann weiß dein CRM das auch nicht. Wenn nicht klar ist, wann ein Objekt bereit ist für die Vermarktung, dann kann das CRM darauf nichts tun und kann nicht prüfen. Wenn jeder im Büro es ein bisschen anders macht, dann steht im CRM eben auch nur ein bisschen oder gar nichts oder nichts, was dem anderen hilft.
Das ist keine Schwäche von dir, von euch, von deinem Team. Das ist ganz normal. Ihr seid alle ausgebildet, Immobilien zu vermarkten und das könnt ihr richtig, richtig gut. Ihr könnt Menschen beraten, Einfühlungsvermögen zeigen, Probleme lösen, Wege aufzeigen, wie etwas funktionieren kann. Ihr seid keine ITler und das sollt auch gar nicht sein.
Ihr sollt nicht alleine gelassen werden beim Prozesse modellieren. Und genau das ist das, was ich euch zeigen möchte, was das Ganze kostet und wie das geht. Also was kostet dich das, wenn du ein CRM nicht richtig eingerichtet hast? Mal ganz konkret. Als allererstes mal Zeit.
Und es gibt jetzt erstmal zwei Währungen Geld und Zeit. Eine davon kann man vermehren und man kann mehr davon verdienen. Ich glaube wir wissen alle Zeit ist das nicht. Jede Mail die du von Hand schreibst, obwohl sie jedes Mal mehr oder minder gleich ist, jede Suche nach einer Information die irgendwo steht, aber nicht da wo du sie vermutest. All das kostet dich unnötig Zeit.
Genauso schlimm ist aber das ganze Thema. Es kostet dich im Zweifel Anfragen, Kunden, Leads. Die Anfrage von Freitagabend, die erst am Montag beantwortet wird, wenn sie nicht sogar vielleicht im Postfach untergeht. Die Besichtigungsbuchung, die du nicht zur Verfügung gestellt hast, weshalb jemand bei wem anders einen Termin gebucht hat und dein Objekt gar nicht mehr gesehen wird. Und dadurch kostet das Ganze im schlimmsten Falle Umsatz.
Und Umsatz ist natürlich das, was wir alle am wenigsten verlieren wollen. Wir verlieren im Moment lieber Zeit als Umsatz. Ich finde beides schlimm und das Schlimme ist, die Lösung, beides nicht zu verlieren, ist die gleiche. Warum kostet es Umsatz? Zum einen das Thema Interessenten.
Wenn wir Interessenten nicht richtig behandeln, mit einem klaren Prozess durchführen, dann gehen sie im Zweifel zu einem Makler, der ein Objekt hat und sie besser durchführt. Interessenten haben heute eine so große Auswahl an Immobilien. Wir haben jetzt Oktober 2026. Der Markt hat sich im Vergleich zu vor sechs Jahren radikal geändert, das wisst ihr alle. Und deswegen ist es umso wichtiger, den Interessenten sauber vom Erstkontakt bis zum Notartermin zu begleiten.
Es kostet euch aber auch Umsatz, weil jeder Interessent ein potentieller Eigentümer oder Tippgeber ist. Und mit einem sauberen Prozess, den er durchlebt, entwickelt er Vertrauen in euch. Mit Vertrauen in euch vertraut er euch im Zweifel sogar, seine Immobilie zu verkaufen, mit euch. Damit generiert er wieder einen neuen Umsatz. Eigentümer, die ihr regelmäßig informiert, vielleicht sogar automatisch, die vertrauen euch und empfehlen euch weiter.
Und das ist ja der Weg, den wir gehen müssen. Das ganze, was man nirgendwo berechnen kann, ist aber auch Nerven und Kraft. Wir leben in einer unglaublich schnelllebigen Zeit. Das Thema Künstliche Intelligenz, das Thema Automatisierung hat so einen großen Stellenwert gewonnen, dass Dinge im Kopf zu behalten oder auf Papier aufzuschreiben, die ein Computer längst erledigen könnte, ein Riesenproblem sind. Also was muss da ein CRM können?
Im Grunde muss es drei Dinge können. Ganz einfach. Drei einfache Dinge. Erstens, dein CRM ist die eine Wahrheit über Daten. Es gibt nirgendwo anders etwas zu dieser Immobilie, außer in deinem CRM.
Es muss das Herzstück sein. Alles, was über einen Kontakt, ein Objekt, einen Interessenten weist, muss im CRM stehen. Nicht in deinem E-Mail-Postfach, nicht in Excel, nicht in einem dritten Programm, was man im schlimmsten Falle noch bezahlt. Auch das sehe ich regelmäßig. Wenn es nicht im CRM steht, ist es nicht passiert.
Das klingt jetzt furchtbar streng, das verstehe ich, aber genau das ist ja der Punkt. Dein CRM muss immer die Wahrheit zeigen. Egal ob du Einzelmakler bist, im Team arbeitest oder an den riesigen Maklerkonzernen betreust. Dein CRM muss die Wahrheit sein. Wenn ich dein System aufmache, muss ich sehen können, was los ist, ohne bei dir nachzuhören.
Ein gutes CRM und das Punkt 2 kennt den Zustand eines Kontaktes, einer Immobilie, eines Prozesses. Das heißt, es weiß, wo jemand steht. Hat der Interessent das Exposé bekommen? Hat er es geöffnet? Hat er Feedback abgegeben?
Sind die Unterlagen für dieses Objekt vollständig? Sind die Social Media Posts vorbereitet worden? Sind die Newsletter aus die Suchprofile bedient? All das muss ein CRM wissen. Dafür baue ich gerne Checklisten ins System ein, sodass man im System sieht, was ist passiert.
Thema Das CRM muss die Wahrheit sein, also muss die Info darüber auch im CRM wieder zu finden sein. Ganz einfach, ein grüner Haken ist eine Unterlage. Haben wir die Altlastenauskunft, grüner Haken. Haben wir die Baulastenauskunft, grüner Haken. Haben wir den Grundsteuerbescheid, grüner Haken.
Das Ganze dann so einfach, dass du es nicht pflegen musst, sondern im besten Fall das System es tut und dass die Unterlagen daraus wiederverwendbar sind. Das Maklergeschäft ist für mich tatsächlich in vielen Bereichen Fließbandarbeit und ich bitte, bitte versteht es nicht falsch, bitte sei nicht beleidigt. Ich meine es überhaupt nicht böse. Aber unterm Strich ist es egal, was für ein Objekt du vermarktest. Die groben Abläufe sind immer dieselben.
Und genau daran müssen wir uns halten, dass wir die machen. Ich denke das Ganze in 5 Stationen. Das fängt an mit der Akquise. Eigentümerakquise, Objektakquise. Das ist mich aber der erste Schritt.
Da kann das CRM dir schon unglaublich helfen. Der zweite Schritt ist der Bereich Aufbereitung. Also wir haben den Auftrag erhalten und versuchen die Immobilie vermarktungsfertig zu machen. Der dritte Schritt ist dann die Vermarktung getrennt nach Kauf und Miete zum Beispiel, wo wir genau von der Anfrage bis zur Kauf- oder Mieterfindung das CRM automatisieren. Im vierten Teil sind wir in der Abwicklung, das heißt wir haben einen Käufer oder Mieter gefunden und bringen ihn entweder bis zum Mietvertrag oder bis zur Übergabe der Immobilie im Kaufvertrag.
Und der fünfte Schritt, ich habe gesagt fünf gibt es, fünf ist für mich dann final des Aftersales. Im Aftersales liegt ein riesen Umsatzhebel, den können wir aber nur nutzen, Wenn unser CRM weiß, wer ist denn jetzt im After Sales, was passiert wann, wann geht eine Mail raus, wann frage ich nach einem Tipp, wann frage ich nach einer Bewertung, wann verschicke ich vielleicht nach einem Jahr noch mal eine Mail, wem schicke ich diese Mail? Kleiner Quick Tip, den jeder mitnehmen kann, hört auf Verkäufern E-Mails zum Objektgeburtstag zu schicken. Verkäufer verkaufen häufig nicht aus schönen Gründen. Schlimmste Beispiel, der Ehepartner ist gestorben.
Witwe oder Witwer müssen das Haus jetzt verkaufen. Nach einem Jahr bekommen sie dann von euch aber eine E-Mail. Hey, erinnern sie sich noch daran? Vor einem Jahr waren wir beim Notar. Das war toll.
Jetzt könnt ihr euch dreimal ausrechnen, was das mit den Menschen wirklich macht. Von daher achtet da bitte da drauf. Das dritte was euer CRM kann oder können muss ist, es muss selber handeln. Die CRMs sind so klug, wenn sie richtig gepflegt sind, dass sie automatische Entscheidungen treffen. Das heißt, das CRM weiß, ob jemand Feedback abgegeben hat, das CRM weiß, ob jemand das Exposé geöffnet hat, das CRM weiß, ob jemand ein Besichtigungstermin haben möchte.
Und aufgrund dieser Infos kann es reagieren und kann dann die richtigen Folgeaktionen einleiten. Und diese Folgeaktionen sind das, was ihr Moment händisch macht, was euch aber unglaublich viel Zeit sparen würde. Man braucht auch keine Angst zu haben. Das Ganze kann man in Stufen automatisieren. Das heißt, man muss ja auch nicht alles automatisieren.
CRM kann vollständig selbstständig arbeiten und wir reden hier noch nicht über irgendeine KI-Implementierung. Wir reden hier nur über die Bordmittel deines onOffice, deines PropStacks. Nutzt das bitte aus. Ganz wichtig, wenn man so Prozesse baut, muss man natürlich immer auch den Menschen mitdenken. Das heißt der Interessent, das Leben, das Ganze ist ja nie gradlinig.
Wir wissen alle, dass nicht jede Anfrage über ein Portal kommt. Genug Leute rufen kurz an und sagen, ey schickt mir mal eben das Exposé, dann macht ihr das. Euer CRM kann den normalen Prozess danach aber trotzdem weiterverfolgen und all das kann man bauen. Ihr fragt euch jetzt wahrscheinlich, kann mein System das? Und ich kann das ganz ganz einfach beantworten, ja.
Egal ob es onOffice oder Propstack ist, beide Systeme können einen vollautomatisierten Prozess abbilden. In onOffice läuft das ganze mit dem Prozessmanager, in Propstack über den neuen Workflow Builder oder den Bereich Automatisierungen. Da kann man damit Folgeaktionen arbeiten. Beide Systeme bieten euch die Möglichkeit, euer Geschäft voll zu digitalisieren. Jetzt schon.
Nicht erst nächste Woche, nicht erst morgen. Beide Systeme können das schon längst. Ihr müsst es nur nutzen. Ich mache jetzt hier bewusst keine Klickwege. Das können wir gerne dann in den Webinaren schauen, die ich mache mit der CRM PRAXIS.
Schaut da einfach mal rein. Da zeige ich euch live im System, was da zu tun ist. Genau wie im Newsletter und sowas. Da könnt ihr euch überall anmelden. Ich packe den Link einfach in die Shownotes mit rein.
Da könnt ihr euch da ganz einfach anmelden. Jetzt aber bitte nach diesen ersten 15 Minuten, die ihr mir jetzt zugehört habt, nicht wild in euer CRM springen und anfangen Dinge zu automatisieren. Das ist größte Fehler, den ich immer wieder sehe. Menschen fangen an Dinge zu automatisieren, wo sie sich aber nicht wirklich Gedanken drüber gemacht haben. Und Automatisierung ist ein Multiplikator.
Hast du etwas Gutes, was du multiplizierst, wird es gut. Hast du etwas Schlechtes? Auch schlechte Sachen kann man multiplizieren. Deswegen ist für mich immer der erste Schritt, den man machen muss, Stift und Papier zu Rande nehmen oder ein geeignetes Computerprogramm gerne und euren Prozess mal zu durchdenken. Überarbeitet mal euren Prozess, schreibt ihn mal auf.
Und es klingt viel komplizierter als es ist. Es ist im Prinzip einfach nur ein Ablauf von Aktionen. Was passiert wann? Was möchte ich? Was wann passiert?
Und wenn ihr das gemacht habt, habt ihr 70 Prozent der Arbeit gemacht, weil das Ganze nachher ins Programm zu übertragen, das ist zum ganz großen Teil fleißig. Aber erstmal den Prozess zu bauen und das ist ganz ganz ganz ganz wichtig. Und sich den einmal zu visualisieren. Ganz kurz zusammengefasst, was wir jetzt die letzten 15 Minuten gehört haben. Das CRM ist das Herzstück deines Maklerunternehmens, wenn es drei Dinge tut.
Es ist die eine Wahrheit, es kennt den Zustand jedes Objektes und jeden Kontaktes und es handelt selbst in vielen kleinen einzelnen Schritten. Und genau da müssen wir eben hin. Damit steht alles und damit fällt alles. Nicht mit dem Prozess dahinter und nicht mit der Software, sondern mit diesen drei Wahrheiten. Eine Sache für heute, die du bitte dann wirklich mitnimmst.
Setz dich mal kurz heute Abend hin, nimm dir ein Blatt Papier, ein iPad, wie auch immer du es magst und schreib mal zwei Listen. Eine, wo liegen Informationen außerhalb deines CRMs? Liegen sie vielleicht in Excel? Liegen sie irgendwo in der Dropbox? Liegen da Unterlagen in einem Google Drive Link?
All das erlebe ich jeden Tag und halte es tatsächlich für grob falsch. Schreibt euch das mal auf. Liste Nummer zwei, nimm dir mal ein einzelnes Objekt. Mach dein CRM auf und frage dich, sehe ich in 30 Sekunden alles das, was ich sehen will? Was ist erledigt?
Wer hat Feedback abgegeben? Welcher Interessent steht wo? Wer hat das Exposé geöffnet? Wer nicht, ist es vielleicht im Spam gelandet. Wenn du es nicht in 30 Sekunden siehst, dann weißt du jetzt wo du anfängst.
Und du weißt, dass es nicht an deinem System liegt, sondern an der Art wie es eingerichtet ist. Natürlich mache ich das ganze hier auch nicht nur zum Spaß, deswegen bin ich da mal ganz offen mit. Wenn du wissen willst, was dein CRM schon kann und wo du Zeit verlierst, buche dir einfach einen CRM Check-Termin bei mir, vollkommen kostenlos. Schauen wir zusammen mal in dein CRM rein, egal ob onOffice oder Propstack und ich gebe dir ein paar Ideen mit, was man da sinnvollerweise einbauen könnte. Wir schauen da gemeinsam rein, du bekommst am Ende des Ganzen von mir so ein Score, wo du sagst, okay, damit könnten wir arbeiten.
Das wäre dann auch schon fast die erste Folge gewesen. Wenn ihr jetzt aber überlegt, vielleicht habe ich auch einfach genau das falsche CRM. Vielleicht ist das, was ich habe, überhaupt nicht meins. Dann bitte dranbleiben und die zweite Folge dieses Podcasts hören, weil da geht es nämlich genau darum, welches CRM ist das Richtige für dich. Ist es onOffice?
Ist es Propstack? Welches solltest du am besten nutzen? Von daher wünsche ich euch jetzt erstmal viel Spaß mit Folge Nummer zwei. Freut mich, dass du zugehört hast. Ich hoffe, ich konnte hier ein bisschen was vermitteln und würde das in den nächsten Folgen auch immer weiter tun.
Und von daher, bleib smart und ich freue mich drauf.
